Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 4, Número 7 (Ed. Esp. diciembre) ISSN: 2697-3456  
Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
ROL DEL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN  
DE ARCHIVO EN EL INSTITUTO DE FOMENTO AL TALENTO HUMANO DE  
PORTOVIEJO  
ROLE OF THE INFORMATION PROFESSIONAL IN THE ARCHIVE  
ORGANIZATION AT THE INSTITUTE FOR THE PROMOTION OF HUMAN  
TALENT OF PORTOVIEJO  
Saltos-Catagua Lila María *; Macías-Vera Gabriela Monserrate2  
1
1, 2  
Universidad Técnica de Manabí, UTM. Portoviejo, Ecuador.  
*
Correo: lila.saltos@utm.edu.ec  
Resumen  
Caracterizar el rol del gestor de información en el Archivo del Instituto de Fomento al Talento  
Humano del cantón Portoviejo, Ecuador, motiva la presente investigación; la metodología  
utilizada es de modo descriptivo, con enfoque bibliográfico de los supuestos teóricos sobre el rol  
que desempeña el gestor de información, mediante análisis documental y síntesis; se aplicó ficha  
de observación y entrevista estructurada como métodos para recoger datos. Los resultados  
demuestran que la institución participante en este estudio, no cuenta con el apoyo de un  
profesional en archivología y que los procesos que se desarrollan en el archivo del Instituto de  
Fomento del Talento Humano, son básicos; en la entrevista realizada se puede detectar la  
necesidad que expresan lo directivos de contar con un profesional en el área que con  
conocimiento técnico científico realice los procesos archivísticos correspondientes , como  
conclusión se puede indicar que se requiere del aporte de un gestor de información para el  
proceso de gestión documental y organización de archivos, debido a que está formado  
académicamente para realizar una labor eficiente considerando que los documentos de archivo  
guardan la memoria y trayectoria de cada institución.  
Palabras claves: Gestor de información, organización de documentos, archivos, gestión  
documental.  
Abstract  
Characterizing the role of the information manager in the Archive of the Instituto de Fomento al  
Talento Humano of the canton Portoviejo, Ecuador, motivates this research, the methodology  
used is descriptive, with a bibliographic approach to the theoretical assumptions about the role  
played by the manager information, documentary analysis and synthesis; Observation sheet and  
structured interview were applied as methods to collect data. The results show that the  
participating institution in this study does not have the support of an archival professional and that  
the processes that are developed in the archives of the Institute for the Promotion of Human  
Talent are basic; In the interview carried out, it is possible to detect the need expressed by the  
managers to have a professional in the area who with technical-scientific knowledge performs the  
corresponding archival processes, as a conclusion it can be indicated that the contribution of an  
information manager is required for the document management process and file organization,  
due to the fact that it is academically trained to carry out an efficient work considering that file  
documents keep the memory and trajectory of each institution.  
Keywords: Information manager, document organization, archives, document management.  
Información del manuscrito:  
Fecha de recepción: 01 de diciembre de 2020.  
Fecha de aceptación: 30 de noviembre de 2020.  
Fecha de publicación: 31 de diciembre de 2020.  
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5
Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
1
. Introducción  
organizaciones como la UNESCO y  
el Consejo Internacional de Archivo  
En el año 2018 durante la Cumbre  
Iberoamericana de Jefes de Estado  
y de Gobierno, se tomó la decisión  
de designar el año 2019 como el  
(CIA), han desarrollado campañas,  
creado programas y efectuado  
declaratorias sobre la relevancia y el  
papel de los archivos para el Estado,  
las instituciones y la sociedad. La  
archivística ha pasado de ser un  
trabajo empírico para convertirse en  
una actividad de preeminencia para  
“año Iberoamericano de los Archivos  
para la transparencia y la memoria”,  
esta declaratoria demuestra el  
interés y la importancia que en el  
siglo XX y XXI ha despertado la labor  
archivística.  
entidades públicas  
Surge entonces la  
y
privadas.  
imperativa  
(
Crespo, 2019) sostiene que la  
archivística ha evolucionado de tal  
forma que ha terminado  
presencia de profesionales  
y
especialistas en esta área, las  
instituciones que cuentan con  
profesionales en otras áreas,  
mediante cursos de formación  
preparan a su personal para un  
trabajo adecuado y a través de la  
práctica van obteniendo técnicas  
para desarrollar una conveniente  
gestión documental y organización  
de archivo, y , es que el tratamiento  
y valoración de los documentos de  
archivo es una misión que requiere  
de la aplicación de procesos  
sobrepasando la realidad del dato,  
adaptándose a los nuevos tiempos,  
ésta ha experimentado numerosos  
desafíos, desde ser considerada  
solo un oficio, a convertirse en una  
ciencia y con ello la implementación  
de sistemas y técnicas que han  
facilitado y acelerado su evolución.  
Para (Rodríguez, M.2002) desde la  
consideración de la Archivística  
como una ciencia empírica para el  
arreglo y organización de los  
archivos, hasta la actualidad, han  
archivísticos  
estandarizados,  
considerando que los documentos  
constituyen la memoria no solo de  
las instituciones públicas y privadas,  
recogen el pasado y presente de una  
sociedad lo que ha permitido que  
tengan marcada prerrogativa. La  
identificación, recuperación y acceso  
ocurrido  
muchos cambios  
El proceso de  
clasificación  
favorables.  
organización,  
y
recuperación de la información ha  
suscitado interés global, así  
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
de la información archivística va a  
depender, en gran medida, de la  
asignación adecuada de estándares  
y normativas que manejan los  
profesionales archivólogos. (Moro y  
Llanes, 2016, p.201).  
documentos y aplicación de normas  
y estándares internacionales.  
La Asociación Ecuatoriana de  
Archiveros  
viene  
de  
manera  
constante haciendo énfasis en la  
necesidad que las instituciones  
públicas y privadas cuenten con  
En Ecuador a partir del presente  
siglo los archivos han tomado  
relevancia y se han creado algunas  
normativas y directrices desde el  
profesionales  
con  
formación  
académica; luchan también por su  
reconocimiento profesional, debido  
al hecho que tradicionalmente los  
historiadores han ocupado los  
puestos en el área de archivos; las  
mallas curriculares con que cuentan  
las universidades ecuatorianas que  
los forman, éstas son la Universidad  
Técnica de Manabí y la Universidad  
Estatal de Guayaquil, proveen a los  
profesionales de conocimientos  
técnico-científicos, teórico práctico,  
para aportar de manera significativa  
al trabajo archivístico profesional,  
esta investigación se centra en  
determinar la importancia del gestor  
de información en el Archivo del  
Instituto de Fomento al Talento  
Humano del cantón Portoviejo y el rol  
que cumple en el proceso de manejo  
de los documentos que esta entidad  
gubernamental genera.  
SNAE  
(Sistema  
Nacional  
de  
Archivos del Ecuador) y la Secretaría  
de la Presidencia de la Republica  
para  
promover  
la  
correcta  
organización,  
valoración,  
conservación y acceso al patrimonio  
documental del país, la aplicación  
de estas normativas garantizan no  
solo procesos eficientes en materia  
de  
gestión  
documental  
y
organización de archivos, también  
han propiciado los procesos de  
entrega oportuna de información a  
los usuarios, este cambio paulatino  
que se viene dando también está  
dado por la participación de personal  
calificado, si bien en el país no se  
cuenta con gran cantidad de  
profesionales especializados, se  
hace imperativo la formación en área  
específica, que es fundamental para  
un correcto tratamiento de los  
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Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
2
. Metodología  
pasado, documentar el presente  
para preparar el futuro, son  
preceptos consagrados por el  
consejo Internacional de Archivos,  
como respaldo y valoración a la  
actividad archivística, el Instituto de  
Fomento al Talento Humano del  
cantón Portoviejo, es una entidad  
pública que maneja un rubro  
importante de documentos internos y  
de procesos ciudadanos que  
atiende, lo que motiva a llevar un  
La metodología aplicada es de  
carácter descriptivo, con enfoque  
bibliográfico de los supuestos  
teóricos sobre la función del archivo,  
la legislación vigente en Ecuador, el  
rol que desempeña el gestor de  
información, análisis documental y  
síntesis;  
investigación se aplicó ficha de  
observación entrevista  
como  
técnica  
de  
y
estructurada como métodos para  
recoger datos.  
registro  
minucioso  
de  
los  
documentos que genera como  
entidad productora y de captación de  
información de sus usuarios,  
3
. Marco teórico  
Continuando con Moro y Llanes,  
ellos afirman que los profesionales  
archivistas necesitan crear normas  
de codificación que convirtieran las  
estructuras de datos de los actuales  
estándares a un idioma entendible  
en el entorno electrónico, el papel de  
aplicando  
procedimientos  
que las  
estandarizados para  
acciones y criterios de organización  
con que se maneja el archivo de esta  
entidad pública se realicen con  
criterio técnico.  
(Bernal, 2018) en la caracterización  
los  
archiveros,  
profesionales  
de profesión desde el punto de vista  
sociológico menciona que la labor  
archivística requiere “conocimiento  
cualificados con formación inicial y  
continuada, sirve a la sociedad  
garantizando  
el  
proceso  
de  
científico  
y
un programa de  
producción de los documentos, su  
selección y su conservación para  
facilitar su uso; de igual manera el  
carácter esencia de los archivos para  
proteger los derechos ciudadanos,  
asegurar la memoria individual y  
colectiva, para comprender el  
formación especializado”. Es sabido  
que los procesos educativos en  
todos sus niveles son concebidos  
para  
desarrollar  
capacidades  
intelectuales y en caso de escoger  
una especialidad, el individuo que se  
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Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
forma  
excepcionales para garantizar un  
trabajo eficiente. La archivística  
adquiere  
competencias  
información y los entes generadores.  
Los archivos son parte importante de  
toda institución, por esta razón el  
buen manejo asegura el derecho de  
acceso a la información y mejora la  
imagen institucional.  
entre otros fines debe hacer  
accesible los documentos de archivo  
para los usuarios, garantizando su  
conservación y fácil acceso (Cruz –  
Mundet, 2014).  
La archivística, es una parte  
fundamental para la administración  
de los documentos, por ende, de la  
gestión administrativa. Es así que se  
la considera una pieza importante en  
el valor de la información, debido al  
Archivo uno o más conjunto de  
documentos, sea cual sea su fecha,  
soporte,  
material  
y
forma,  
acumulados en un proceso natural  
por una persona o institución pública  
o privada, en el transcurso de su  
gestión, sirviendo para la historia,  
constante  
requerimiento  
de  
información por parte de la  
ciudadanía, lo que implica una  
mejora permanente de la calidad de  
los servicios y atención inmediata a  
quienes requieren de documentos de  
archivo. La regulación de estos  
procesos es el resultado de los  
cambios ocurridos en esta ciencia  
que transita, en la actualidad, por los  
(Heredia, 1991).  
(Fuster 2001) determina que los  
documentos de archivo son reflejo  
de las funciones y actividades del  
hombre, producto y testimonio de su  
gestión, en este contexto los  
documentos de archivo requieren de  
un especial cuidado por sus  
características intrínsecas como  
caminos  
del  
paradigma  
posmoderno. Siguiendo con Fuster,  
refiere también los principios  
elementales en lo que se basa la  
gestión archivística estos son los  
principio de procedencia, de orden  
natural y de acceso y restricción a los  
documentos de archivo, la aplicación  
de los mismos es de vital importancia  
para la correcta organización de los  
documentos y su puesta en valor,  
son:  
objetividad,  
autenticidad,  
originalidad.  
La administración  
pública y privada y la legislación en  
materia de archivo ha motivado el  
interés de las instituciones a valorar  
la importancia de los archivos para  
su trabajo y para la sociedad. La  
información está considerada un  
bien común, entre los usuarios de la  
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Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
pues el profesional debe saber  
aplicar los principios y elaborar  
instrumentos para identificar las  
condiciones de procedencia, las de  
restricción, basadas siempre en  
norma vigente.  
deben relacionarse con un simple  
depósito de documentos, este  
contiene historia importante de la  
misma institución.  
El archivo del IFTH cumple con los  
objetivos de reunir, ordenar, y  
difundir la información contenida en  
sus documentos, como una manera  
de cumplir con la transparencia, su  
archivo se encuentra ordenado y  
clasificado con criterio técnico, los  
documentos que se encuentran en  
estado activo y pasivo dentro del  
Durante muchos años la descripción  
archivística fue considerada un  
proceso técnico y se asociaba a la  
elaboración de instrumentos de  
búsqueda catálogos,  
inventarios, índices) (Moro y Llanes,  
016, p. 196), en la actualidad se  
(guías,  
2
incluyen también procesos de  
digitalización mediante la aplicación  
de software especializados en  
materia de archivos que permiten  
ejecutar procesos que facilitan la  
mismo  
se  
aplican  
procesos  
estandarizados. Debido a que no  
existe un profesional en archivística  
el personal encargado de esta área  
tiene que recibir capacitación,  
actividad que se realiza dos veces al  
año, donde a través de diferentes  
técnicas aplicadas el personal  
aprende la manera adecuada de  
llevar en orden sistemático los  
documentos que se encuentran en  
dicha institución.  
organización,  
búsqueda  
y
recuperación de los documentos del  
archivo.  
Resulta  
imperativo  
que  
las  
instituciones cuenten con archivo  
general o centralizado, así como con  
archivos histórico, debido a que no  
puede existir una organización  
donde sus documentos estén  
desordenados, pues esto no solo  
genera una visión prospectiva a la  
organización, sino que permite un  
mejor vínculo entre las instituciones  
productoras de la información y la  
sociedad. Y es que los archivos no  
Función del archivo  
En criterio de Antonia Heredia, la  
función de los archivos consiste en:  
Reunir y recoger la información;  
Organizar la documentación a  
través de unas técnicas: clasificar,  
ordenar,  
conservar  
la  
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Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 4, Número 7 (Ed. Esp. diciembre) ISSN: 2697-3456  
Rol del profesional de la información en la organización de archivo en el Instituto de Fomento al Talento Humano de Portoviejo  
documentación, y en caso de  
necesidad, restaurarla, servir la  
documentación y la información,  
en primer lugar, a la institución de  
de acuerdo con el modelo  
establecido por la institución, para su  
pronto recuperación.  
Los archivos que reposan en el IFTH  
son heredados del IECE (Instituto  
Ecuatoriano de Crédito Educativo),  
de tal manera, los archivos que  
que depende, luego  
a
los  
ciudadanos, por último, al servicio  
de la investigación histórica.  
(Heredia 1991).  
reposan  
en  
el  
IFTH  
son  
Los archivos pueden contener  
diversas formas de organización,  
documentación desde 1980, 1990  
hasta la actualidad 2020.  
clasificación,  
conservación  
y
La normativa para la organización y  
recuperación de la información que  
contienen. El IFTH organiza su  
información con criterio alfabético y  
cronológico en su archivo activo,  
igual criterio aplica para el archivo  
pasivo. Para la aplicación de criterios  
de organización se guían con lo  
establecido en el SNAE, que  
identifica cinco categorías de  
plazos  
de  
conservación  
de  
documentos que maneja el archivo  
de acuerdo con las directrices  
emitidas desde la planta central se  
realizan de la siguiente manera: el  
archivo activo reposa por un lapso de  
7
años en la unidad productora con  
los documentos elaborados  
y
recibos, a partir de los 7 años se  
trasladan los documentos al archivo  
pasivo. Debido al terremoto ocurrido  
en el 2016 se está haciendo un  
levantamiento completo del archivo  
pasivo por motivo de que el edificio  
que anteriormente se laboraba sufrió  
afectación por este evento natural,  
archivo: gestión, central,  
descentralizado, intermedio  
histórico, para determinar el tiempo  
de conservación lo realizan  
conforme a la TPCD (Tabla de  
de  
e
Plazos  
de  
Conservación  
Documental).  
(Alvarado, 2019), sostiene que los  
debido  
este  
suceso  
alguna  
archivos en cualquiera de sus fases  
activos, pasivos o históricos deberán  
estar y permanecer accesibles para  
su consulta, el encargado de dicho  
archivo organizará los documentos  
información desapareció y otra se  
encuentra en proceso de ser  
restaurada para conservar la  
información que contiene. De los  
procedimientos que se aplican, se  
6
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Saltos-Catagua & Macías-Vera (2020)  
lleva un formato de descripción  
documental y una vez descrito cada  
documento se ubica en cajas TES15  
para su conservación.  
conservación integra en el  
tiempo.  
Asegurar que estas y cuantas  
funciones pueda desarrollar el  
archivo, queden firmemente  
Entre las funciones específicas de  
los archivos según Delgado (2019)  
podemos describir las siguientes:  
establecidas  
y
garantizadas  
mediante un reglamento de  
servicio.  
Organización y puesta en servicio  
Todo ello orientado a que el archivo  
sea un recurso básico de  
de la documentación administrativa,  
durante ese periodo de máxima  
utilidad para la gestión administrativa  
de las oficinas y para la toma de  
decisiones.  
información, al servicio de: · La  
administración que emite los  
documentos. · Los ciudadanos. · La  
investigación y la difusión cultural.  
Asegurar  
la  
transferencia  
Legislación en materia de archivo  
en Ecuador  
periódica al archivo de los  
documentos que ya no son de  
uso corriente por parte de las  
oficinas, aplicando los principios  
De acuerdo la Constitución de la  
República del Ecuador (2008) en el  
artículo 227 de la sección segunda  
sobre la administración pública nos  
dice que: “La administración pública  
y
técnicas  
modernos  
de  
valoración.