Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
DOI: https://doi.org/10.46296/yc.v8i15.0457  
GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS PROYECTOS DE VINCULACIÓN DEL  
INSTITUTO TSÁCHILA, SANTO DOMINGO, 2023  
DOCUMENT MANAGEMENT IN THE LINKAGE PROJECTS OF THE  
TSÁCHILA INSTITUTE, SANTO DOMINGO, 2023  
Chalá-Cuadros Julio César ; Vegas-Meléndez Hilarión José 2  
1
1
Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Manabí. Portoviejo, Ecuador.  
Correo: jcchala@pucesm.edu.ec. ORCID ID: https://orcid.org/0000-0002-0053-645X  
2
Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Manabí. Portoviejo, Ecuador.  
Correo: hvegas@pucem.edu.ec. ORCID ID: https://orcid.org/0000-0002-8526-2979  
Resumen  
La investigación tiene como objetivo general evaluar la gestión documental y su impacto en los  
proyectos de vinculación del Instituto Superior Tecnológico Tsáchila, ubicado en el Cantón Santo  
Domingo, período 2023. Se aplica una metodología de enfoque mixto, en cuanto al enfoque  
cuantitativo se utiliza una muestra con docentes responsables de los proyectos de vinculación,  
así como la adopción de indicadores de gestión; en cuanto al enfoque cualitativo, la misma está  
representada por autoridades institucionales, adicional se emplean técnicas de recopilación de  
información teóricas como la observación directa, entrevistas, por otro lado la investigación se  
refuerza en su diseño con un nivel de profundidad descriptiva, de carácter trasversal con el fin  
de evaluar las variables de estudio representadas en el trabajo, además de utilizar la estrategia  
documental, naturalista no experimental. Entre las conclusiones más destacadas se encuentra  
en hecho de que la presencia de la vinculación con el medio es de vital importancia puesto que  
permite la relación directa entre la IES con la sociedad.  
Palabras claves: Gestión documental, proyecto de vinculación, IES.  
Abstract  
The general objective of the research is to evaluate document management and its impact on the  
linkage projects of the Tsáchila Higher Technological Institute, located in the Santo Domingo  
Canton, period 2023. A mixed approach methodology is applied, regarding the approach  
Quantitatively, a sample is used with teachers responsible for the linkage projects, as well as the  
adoption of management indicators; Regarding the qualitative approach, it is represented by  
institutional authorities, additional theoretical information collection techniques are used such as  
direct observation, interviews, on the other hand the research is reinforced in its design with a  
level of descriptive depth, of a transversal nature in order to evaluate the study variables  
represented in the work, in addition to using the documentary, naturalistic, non-experimental  
strategy. Among the most notable conclusions is the fact that the presence of the link with the  
environment is of vital importance since it allows the direct relationship between the HEI and  
society.  
Keywords: Document management, linkage project, IES.  
Información del manuscrito:  
Fecha de recepción: 11 de abril de 2024.  
Fecha de aceptación: 28 de junio de 2024.  
Fecha de publicación: 10 de julio de 2024.  
1
78  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
2
020) Se entiende la necesidad de la  
1
. Introducción  
aplicar procesos documentales de  
alto valor agregado a las funciones  
sustantivas de la educación para  
garantizar el cumplimiento de los  
objetivos institucionales partiendo de  
Desde los inicios de la creación de la  
Educación Superior (ES), está  
presente el anhelo por estandarizar  
la calidad de la educación superior a  
nivel mundial, en los centros de  
formación profesional, acorde a este  
pensamiento la (UNESCO, 2016),  
desarrolla en sus objetivos el deseo  
de asegurar la calidad en las IES,  
para integrar a una sociedad  
inclusiva con habilidades y actitudes  
positivas que aporten al desarrollo  
industrial de un país. Sin embargo; la  
los  
estándares  
de  
calidad  
universales. Así lo aborda en su  
redacción (Sánchez, 2017) como los  
principios fundamentales en las  
instituciones de políticas, estrategias  
y funciones educativas de primer  
nivel.  
La Institución objeto de estudio -  
Instituto  
Superior  
Tecnológico  
gestión  
instituciones de educación superior  
IES) evidencian la razón primordial  
de  
calidad  
de  
las  
Tsa´chila. atraviesa por el proceso  
de optimización de la gestión  
documental con el propósito de  
reducir la implementación de  
recursos y asegurar la calidad de la  
educación en el centro de formación,  
para el efecto es necesario entender  
los parámetros para conseguir  
calidad internacional de educación,  
así como incorporar las mejores  
experiencias y prácticas de las  
principales IES en sus funciones  
sustantivas como lo es la vinculación  
con el medio, (Briones, 2018) donde  
se desarrollan diferentes proyectos  
que impactan en la sociedad de  
manera positiva con la técnica y  
ciencia aplicada.  
(
de practicar el ejercicio de la  
academia de manera correcta,  
óptima, eficiente  
y
brindando  
equipamiento al ser humano para su  
desarrollo como ser humano y  
profesional.  
Abordando la ES en el Ecuador, se  
puede  
entender  
de  
el  
la  
papel  
predominante  
gestión  
documental para el aseguramiento  
de la calidad en la academia, así  
como su directa relación con la  
eficiencia en los procesos de  
evaluación interna y externa que  
enfrentan las IES en el ejercicio de  
sus funciones. (Orozco Inca et al.,  
1
79  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
La ejecución de proyectos de  
Vinculación en la sociedad enfrenta  
de documentos que se generan en  
los proyectos de vinculación por sus  
responsables. Dentro de esta área  
se desea identificar los diferentes  
un sinnúmero de desafíos  
y
obstáculos que ralentizan la puesta  
en marcha de las actividades  
vinculantes, programas con el  
formularios  
representa  
e
informes  
proyecto  
que  
de  
un  
entorno,  
instituciones  
acompañamiento con los tutores, la  
actividades  
con  
las  
vinculación desde su inicio hasta su  
culminación, así como las personas  
involucradas en su desarrollo,  
actores activos, pasivos, de revisión  
y de control.  
cooperantes,  
acumulación  
formalidades  
presentar,  
de  
documentos  
desencadenan  
formatos,  
y
a
en  
Las preguntas de investigación  
planteadas son; ¿Cómo la gestión  
documental incide en los proyectos  
de vinculación del Instituto Superior  
Tecnológico Tsáchila?, ¿Cuál es la  
situación actual de la gestión  
documental en los proyectos de  
vinculación?, ¿Cómo se desarrollan  
los proyectos de vinculación?, ¿Cuál  
es el marco de referencia que  
permite determinar a detalle los  
proyectos de Vinculación? Para dar  
depósitos institucionales con una  
gran variedad cantidad de  
documentos, que comparten espacio  
con materiales en desuso,  
y
repercutiendo al malestar en la  
gestión administrativa.  
Se presencia dentro del análisis de la  
gestión documental de la institución,  
procedimientos imprecisos y poco  
claros para su aplicación en la  
ejecución de los proyectos de  
vinculación  
existiendo carencias en la recepción,  
clasificación, codificación,  
con  
el  
entorno,  
respuesta  
a
las  
preguntas  
formuladas, se ha procedido a  
plantearse como objetivo general:  
“Evaluar la gestión documental y su  
impacto en los proyectos de  
vinculación del Instituto Superior  
almacenamiento y posteriormente el  
acceso oportuno y prolijo a la  
información. La gestión documental  
que se emplea en el ISTT es  
inapropiada, por ello que la  
Tecnológico  
Tsáchila,  
santo  
domingo 2023”; y como objetivos  
específicos: “Identificar la situación  
actual de la gestión documental en  
investigación direcciona  
se  
específicamente a la manipulación  
1
80  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
los proyectos de vinculación”,”  
adopción de indicadores de gestión,  
adherir un enfoque cualitativo donde  
Analizar  
los  
proyectos  
de  
vinculación”, “Desarrollar un marco  
de referencia que permita entender  
la importancia de una eficiente  
gestión documental en los proyectos  
de Vinculación.”.  
se  
seleccionó  
de  
una  
muestra  
cualitativa  
4
autoridades  
institucionales que son especialistas  
en el tema, además se emplean  
técnicas  
información teóricas como la  
observación, entrevistas. La  
de  
recopilación  
de  
Sin dudas, la investigación se  
respalda a través de los problemas  
investigación utilizada es de carácter  
descriptivo, investigación trasversal  
debido a la necesidad de evaluar las  
variables de estudio en un momento  
determinado.  
encontrados  
documental que lleva a cabo la  
institución, las inconsistencias  
en  
la  
gestión  
encontradas en los proyectos de  
vinculación, ausencia de firmas,  
formularios inconclusos, grandes  
cantidades de formularios por ser  
llenados en los proyectos, extensos  
informes de actividades por realizar.  
Por otro lado la investigación tiene  
un nivel de profundidad descriptiva,  
lo cual servirá para la aplicación  
objetiva de datos que se centran  
principalmente en números, es un  
tipo de investigación que intenta  
recopilar información medible para  
ser utilizada en el estudio estadístico  
de la población a través de la  
selección de la muestra para llegar a  
una conclusión, por ello, la  
Como  
beneficiarios  
de  
esta  
investigación están, el ISTT, los  
coordinadores de proyectos de  
vinculación, estudiantes, docentes,  
entidades receptoras y comunidad.  
2
. Metodología  
investigación  
analizará  
se  
desarrollará,  
la  
Se aplica una metodología con  
enfoque de investigación mixto,  
mediante la aplicación del enfoque  
cuantitativo a través de una muestra  
e
interpretará  
información obtenida, en términos  
técnicos en cuanto a las variables de  
estudio.  
numérica  
de  
7
docentes  
Entre las técnicas e instrumentos de  
recolección de datos se encuentran  
la entrevista, la cual es una técnica  
responsables de los proyectos de  
vinculación de la institución, la  
1
81  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
de carácter cualitativa para el  
desarrollo de la investigación permite  
obtener información teórica del tema  
de estudio, técnica aplicada a  
profesionales o expertos del tema o  
problema a investigar ya que brinda  
información oportuna que permite al  
por otro lado, está la encuesta,  
siendo está una técnica de  
indagación de información de  
carácter numérico, matemático,  
estadístico y probabilístico. Permite  
a
la  
investigación  
obtener  
información real y precisa de los  
objetivos de investigación, esta  
técnica suele utilizar un instrumento  
que es el cuestionario de preguntas  
cerradas o estructuradas para tener  
un esquema que permita el análisis  
de datos (Reina et al., 2023).  
investigador  
generar  
un  
conocimiento más amplio y profundo  
del problema, además genera  
análisis relevantes para argumentar  
los  
resultados  
de  
un  
estudio.(Alvarado Vélez et al., 2023);  
Población y muestra  
Población: Se detallan la totalidad de individuos que serán parte de la  
Investigación.  
Tabla 1. Universo  
DATOS  
Docentes del Instituto Superior Tecnológico Tsáchila  
TOTAL  
CANTIDAD  
180  
180  
través de un cuestionario de  
preguntas abiertas, a profesionales  
Muestra: En esta propuesta se ha  
optado por un muestreo no  
referenciales  
del  
ISTT,  
con  
probabilístico  
optando  
por  
experiencia en IES que han liderado  
procesos institucionales en otras  
universidades del país.  
conveniencia ya que se emplea el  
criterio del investigador según la  
necesidad de la información que  
demanda el proyecto (Cuadros, s. f.).  
Muestra cualitativa: Se selecciona  
una muestra cualitativa con el  
propósito de aplicar la técnica de  
recopilación información  
de  
cualitativa como la entrevista a  
1
82  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
Tabla 2. Muestra Cualitativa  
Datos  
Cantidad  
Rector y Vicerrectora  
2
1
1
4
Coordinadora de Unidad de Calidad  
Coordinador de Vinculación  
Totalidad de la muestra  
docentes y encargados de la gestión  
Muestra cuantitativa: Para generar la  
muestra cuantitativa se empleó un  
documental,  
coordinadores  
de  
carreras, quienes permitirán recabar  
información que se pueda tabular.  
muestreo  
no  
probabilístico  
por los  
discrecional  
optando  
Tabla 3. Muestra Cuantitativa  
Datos  
Cantidad  
Docentes responsables de los proyectos de Vinculación  
Total  
7
7
ser analizados y representados  
mediante gráficas dependiendo el  
tipo de información a representar.  
Análisis  
estadístico  
de  
frecuencias porcentuales  
El análisis estadístico se realiza con  
la descripción de los datos obtenidos  
en las encuestas aplicadas a los  
docentes responsables de los  
Antecedentes  
Según Ruiz (2014) en el trabajo  
gestión documental (GD) y su  
impacto en el sector empresarial  
menciona que la GD surge con la  
necesidad del ser humano para  
documentar y salva-guardar los  
acontecimientos como evidencia de  
su existencia. El problema se centra  
en las entidades públicas y privadas  
se enfrentan a extensa cantidad de  
información que se genera a diario,  
generando difícil acceso, falta de  
proyectos  
de  
la  
vinculación,  
informa-ción  
sintetizando  
mediante la elaboración de tablas de  
frecuencias, representaciones  
gráficas y el cálculo de medidas  
estadísticas para adquirir resultados  
precisos sobre las variables de  
estudio. El instrumento que se utilizó  
para el análisis de datos fue la hoja  
de cálculo de Excel la cual permitió  
insertar datos numéricos para luego  
1
83  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
manejo de los sistemas de  
en la GD, son mayores esfuerzos y  
tiempos en la búsqueda de  
información,  
protocolos  
desactualizados,  
envejecimiento  
información, almacenamiento  
preservación.  
y
rápido de documentos, carencia de  
trabajo  
colaborativo  
en  
la  
y
Se  
propone  
un  
adecuado  
elaboración de documentos  
seguimiento y preservación de la  
documentación por medio de  
diferentes herramientas tecnológicas  
que permitan la mejora continua en  
la GD, y la conservación completa de  
la información, que permita el acceso  
ágil de los mismos colaboradores y  
encargados de los procesos, con la  
aplicación de esta herramienta los  
documentos se almacenarán y  
estarán beneficiando al cliente final  
por el servicio brindado.  
numerosos procesos de información.  
Como propuesta establece la  
incorporación de nuevas tecnologías  
de información, ya que la gestión de  
documentación es un proceso  
transversal clave para el éxito de la  
organización, con necesidad de  
infraestructura tecnológica sólida y  
amplia para minimizar a tal punto la  
acción ar-chivar documentos de  
forma  
manual,  
archivando  
información en un formato digital,  
disponiendo de estos datos en  
Según Ramírez (2022) en su  
documento del análisis sobre la  
implementación del sistema de  
archivo de gestión de documentos y  
expedientes en los procesos de  
gestión documental en las sedes y  
sección regional refiere que, la  
información es uno de los activos  
con más relevancia en los procesos  
y por lo tanto es primordial tener un  
almacenamiento seguro de esta, la  
conservación de estos documentos  
suele realizarse de forma manual  
con la demanda de grandes  
esfuerzos por los colaboradores.  
tiempo cortos  
e
instantáneos  
facilitando a las instituciones obtener  
procesos eficientes y de calidad.  
Según Padilla (2021) en la  
investigación de GD como columna  
en  
la  
eficiencia  
de  
los  
procedimientos en el sector invitan a  
la utilización y manutención de  
archivos actualizados en el cual se  
adopten  
sistemas eficaces  
y
transparentes para la GD como  
fuente de acceso a la información.  
Las  
inconsistencias  
que  
se  
presencian a causa de la ineficiencia  
1
84  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
Vinculación con el medio  
formación profesional. En este  
sentido la interacción que genera la  
Universidad con el entorno político,  
económico, educativo y social del  
país. Con Objetivos nobles de  
posesionar el buen vivir en la  
sociedad, practicar valores en la  
familia, desarrollar una cultura propia  
de cada región con su espíritu de  
pertinencia. (Polaino & Romillo,  
La vinculación con el medio  
representa en la actualidad un  
desafío de las organizaciones  
educativas  
superiores  
indispensables para su quehacer  
diario, lo que indica no solo su  
correcto  
desempeño  
como  
organización, sino que indica en si el  
proceso idóneo de la interacción de  
la Universidad con el entorno social,  
dentro de la gestión de vinculación  
tradicional con el entorno, se debe  
entender el sistema interno de las  
Instituciones de Educación Superior  
2
017).  
Vinculación con el medio  
y
Responsabilidad  
Universitaria  
Social  
Una de las funciones esenciales de  
la Universidad es la vinculación con  
la comunidad, con la misma  
importancia que la docencia y la  
investigación dentro de la Educación  
Superior, es de vital importancia para  
generar Calidad, responsabilidad y  
entendimiento de estas funciones.  
Por ello la VCM es un conglomerado  
de actividades generadas a partir del  
interés interno de las IES, por medio  
(
IES) así como la parte externa de  
sus entidades en todos los  
países.(Von Baer, 2009)  
La institución es responsable del  
impacto que provoca su operación  
educativa, actividades, difusión,  
comunicación, intervención con el  
medio con el fin del progreso común  
y la aspiración de una mejor calidad  
de vida para el pueblo. Dentro de  
este accionar cotidiano por las IES  
es necesario cumplir con las  
siguientes aptitudes, conservar,  
aprehender, transferir, comunicar los  
valores más sinceros del ser humano  
como el medio de la difusión del  
de  
Programas  
o
proyectos  
incubados en la Institución para  
desarrollarlo o ponerlo en marcha en  
el medio social para ayudar a  
solucionar problemas específicos,  
mejorar las condiciones de vida de la  
sociedad, incorporando valores,  
conocimiento habilidades  
y
obtenidas en el proceso de  
democracia  
e
igualdad en la  
1
85  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
diversidad de la población. (de Ferari  
Correa et al., 2022)  
Es necesario estudiar las normas de  
calidad que ayudan a entender la  
gestión documental en las  
Normas ISO 9001  
instituciones de educación superior o  
cualquier tipo de organización que  
realiza procesos administrativos. Por  
este motivo (Poloche, 2017) y  
Menciona el procedimiento en la  
manipulación de documentación, a  
través de un Manual de gestión de la  
calidad, presentando de manera  
concreta los parámetros, pasos,  
acciones a ejecutar en el camino de  
conseguir la calidad de los servicios,  
desempeño de calidad, productivo,  
op-timo, genuino y efectivo en la  
organización. (Hernández et al.,  
(Sánchez, 2017) abordan la Norma  
ISO 9001: 2015) donde constan los  
pilares de los archivos y la gestión  
archivística  
enfocada  
en  
las  
empresas, público y privadas, para la  
preservación y almacenamiento de  
la información institucional. A esto  
fundamenta (Palma et al., 2018)  
como medio del conocimiento del  
aspecto interno y la decisión de  
acciones internas, sino también para  
el ingreso, obtención y aplicación de  
la información como para de la  
gestión empresarial. Añade (Soria  
Vera & Díaz Gispert, 2020) que la  
oportuna aplicación documental la  
convierte en herramientas claves  
para el apoyo en la academia en su  
gestión docente, investigación y  
vinculación donde se relacionan con  
diversas organizaciones públicos y  
privadas, dentro de un mundo  
globalizado que presenta un uso  
exponencial de la Tecnología e  
Inteligencia Artificial (IA), por este fin  
las IES demandan con ansiedad la  
aplicación cotidiana de modelos y  
2
013). Un novedoso sistema se  
puede emplear para lograr objetivos  
con la menor utilización de recursos,  
generando competitividad de la  
operación y productividad en la  
educación. (Quimi Franco, 2019)  
La Educación Superior desde sus  
inicios ha exigido que los procesos  
de  
profesionalización  
generen  
personas con las más altas actitudes  
y aptitudes, siendo las instituciones  
ofertantes centros con procesos  
académicos acordes a la demanda  
empresarial. Lo asevera (Yáñez,  
2
008) refiriendo la importancia de la  
calidad en la gestión educativa para  
ofrecer un servicio que marca la  
diferencia en la sociedad.  
1
86  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
sistemas de gestión documental  
orientado en la eficiencia y eficacia  
de los elementos sustantivos, según  
que la actualidad presenta un  
escenario con exigencia para  
desarrollar los procesos de manera  
sistémica a fin de efectuar tareas con  
la asistencia de la tecnología para la  
disminución de fallas humanas,  
apoyo en la creación de documentos  
(Guarín et al., 2020) como menester  
de la educación superior en la  
actualidad.  
Al abordar la Norma ISO 15489-1  
a
docentes  
y
estudiantes,  
2
016  
donde  
explica  
de  
de  
la  
la  
trazabilidad de la información de  
manera remota y la incorporación de  
una cadena de valor para el  
informatización  
documentación, la prolija y eficiente  
utilización de los sistemas digitales  
para gestionar de manera oportuna  
los procesos administrativos en las  
universidades han beneficiado a la  
comunidad edu-cativa, por la  
disposición informes en tiempos  
reducidos al aplicar una gestión  
tradicional de manipulación de  
archivo. Según lo afirma (Zea  
Elizalde & Pulido Daza, 2016) en su  
estudio del arte de las principales  
fuentes de información que abordan  
el uso y aplicación de estructuras  
almacenamiento,  
preservación,  
disposición, acceso y eliminación en  
cualquier momento de la información  
que se deba liberar por su tiempo de  
validez.  
La presencia de la Norma ISO 30300  
brinda una cobertura nítida de los  
requisitos que necesita el sistema de  
gestión documental a través de  
medios electrónicos, por su valor en  
las instituciones educativas al  
generar certificación o avales de  
tecnológicas  
funcionamiento. Por otro lado  
(Cabero et al., 2020) y (Plúa et al.,  
021) concuerdan en la necesidad  
para  
su  
entidades  
Internacionales  
especializadas en el manejo de  
información a través de medios  
tecnológicos, por ello (Bustelo-  
Ruesta, 2015) precisa lo positivo de  
la utilización de esta normativa,  
donde brinda un soporte en las  
auditorías internas de su gestión y  
funcionamiento.  
(
2
de incorporar mecanismos digitales  
para la manipulación, recepción,  
difusión y conservación de los  
documentos que genera el proceso  
formativo de las IES. Particularmente  
(Fernández Martín, 2016) divulga  
1
87  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
La educación superior en el mundo  
está a la expectativa de las mejoras  
en la gestión administrativas para  
sus procesos sustantivos que  
requieren una gran cantidad de  
documentos y mecanismos para  
confirmar el proceso de formación de  
conceptos  
y
facilita establecer  
políticas para ejecutar el proceso  
documental en la organización, a fin  
de generar una acreditación de la  
Institución de educación superior por  
su correcta administración.  
La definición que describe de la  
mejor manera a la vinculación, es la  
variedad de elementos y procesos  
de integración de la Universidad con  
los organismos que la rodean, dentro  
de las diferentes formas que esta se  
presenta está: mediante proyectos  
artísticos, deportivos, culturales,  
cada  
uno  
de  
los  
nuevos  
profesionales que se continúan  
capacitando. (Calderón Melo, 2019)  
y (Cháves Gomez, 2017) coinciden  
la predominante necesidad en  
establecer sistemas documentales  
con el soporte tecnológico para una  
mayor agilidad en sus acciones,  
procedimientos, resultados, acceso,  
conservación y transferencia de la  
información que se genera dentro de  
las IES, por ser un medio actual de  
tecnológicos,  
innovadores y otros (Von Baer,  
009). Sobresale la variedad de  
elementos que forman parte de la  
vinculación, siendo este los  
proyectos de Vinculación, ya que son  
procesos investigativos que  
académicos,  
2
constante  
cambio,  
avances,  
actualizaciones,  
versatilidad,  
cotidianidad y familiaridad con las  
actuales y nuevas generaciones de  
jóvenes profesionales alrededor del  
mundo. (Alcina, 2013) y (Freire  
Mendieta, 2018), dan a conocer la  
utilidad del sistema documental en  
las organizaciones, y la función que  
cumple la norma ISO 30300, donde  
entrega los pilares, la imagen y  
bosquejo del programa a ejecutar, la  
herramienta de manipular, revisar y  
analizar el producto obtenido de su  
contienen algunas fases, como la  
problemática a tratar, el desarrollo, el  
marco teórico, los resultados en el  
medio de la ejecución y finalmente  
las conclusiones que se pueden  
obtener de los mismos. En  
concordancia (Dougnac & Flores,  
2
021)  
y
(Irarrázaval,  
2020)  
manifiestan la realidad de la esencia  
en la Universidad como el sistema de  
ejecutar la acción social desde la  
uso.  
Conoce  
los  
protocolos,  
1
88  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
universidad hacia el público y lo que  
requiere la sociedad.  
colaboradoras de las IES a través de  
sus proyectos vinculantes, de los  
servicios ofertados a la comunidad,  
de su relación con la industria y las  
instituciones públicas. (Islas, 2006)  
aborda que existe una débil  
vinculación entre los actores  
principales de un estado, empresas,  
La vinculación en las universidades  
de américa se dio como parte de la  
segunda revolución educativa, que  
fue a partir de la docencia y la  
interacción de empresas, estado y  
universidad, siendo esta el inicio  
para el crecimiento industrial a partir  
del quehacer diario de las IES  
aprovechando las capacidades de  
las instituciones educativas, el  
conocimiento de sus docentes, las  
habilidades y aptitudes adquiridas en  
los salones de clases, para ponerlos  
a beneficio de la comunidad según lo  
menciona (Varela et al., 1999). Por  
academia,  
investigadores  
y
juventud, lo que ralentiza el nivel de  
producción científico desde el  
pensamiento de los jóvenes. (Rivera  
Hernández, 2019) detalla algunas  
estrategias que no pueden faltar en  
la academia para desarrollar una  
saludable vinculación con el entorno,  
mejorar la investigación como me-  
dio de solución de problemas  
mundiales, calidad de educación  
transferible a la empresa e industria,  
ser pioneros en la responsabilidad  
otra  
parte,  
(Albornoz,  
1997)  
desarrolla en su investigación la  
desafiante labor de la vinculación  
entre las funciones sustantivas de la  
universidad, siendo esta el medio  
para acoplar el trabajo académico de  
los estudiantes en las instituciones  
social desde los procesos  
y
actividades  
universidad.  
cotidianas  
de  
la  
3
. Resultados y discusión  
Encuestas  
Tabla 3. Pregunta 1. ¿Ha generado un proyecto de vinculación en la institución?  
Opciones  
SI  
Muestra  
Porcentaje  
100%  
7
0
NO  
0%  
Total  
7
100%  
1
89  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
Dentro  
del  
Instituto  
Superior  
necesidad que la academia se  
integre a la sociedad mediante el  
desarrollo de procesos educativos,  
técnicos, tecnológicos, culturales,  
Tecnológico Tsa´chila en el área de  
Vinculación se están ejecutando 7  
proyectos de Vinculación con la  
comunidad en el periodo académico  
I 2024, los cuales están articulados  
en las 12 carreras que oferta la  
institución en la actualidad, siendo  
artísticos,  
deportivos,  
de  
emprendimiento entre otros. Como  
segunda necesidad es la conclusión  
de las horas de vinculación que  
demandan las mallas curriculares de  
los estudiantes con el fin de cumplir  
la normativa interna para su  
completa culminación de sus  
estudios.  
estos multicarreras  
proyectos  
(abarcan a más de 1 carrera para el  
desarrollo de las actividades). La  
importancia que se desarrollen  
proyectos de vinculación es la  
Tabla 4. Pregunta 2. ¿Qué dificultades ha presenciado al momento de iniciar un proyecto de  
Vinculación?  
Opciones  
Muestra  
Porcentaje  
14%  
Muchos documentos  
1
1
4
1
7
Ninguno  
14%  
57%  
14%  
100%  
Procesos muy tediosos o extensos  
Dificultad para aprobar un proyecto de Vinculación  
Total  
Tabla 5. Pregunta 7. ¿Según su conocimiento en la generación y dirección de proyectos de  
Vinculación, valoré usted la calidad de los proyectos de vinculación según la escala de Likert?  
Sabiendo que 5 es excelente, 3 bueno, 1 deficiente.  
Opciones  
Excelente  
Bueno  
Muestra  
Porcentaje  
86%  
6
1
0
7
14%  
Regular  
Total  
0%  
100%  
1
90  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
Tabla 6. Entrevista  
Coordinadora de la Unidad de  
Aseguramiento de la Calidad del  
Instituto Superior Tecnológico Tsáchila  
Coordinador de Vinculación del Instituto  
Superior Tecnológico Tsáchila  
Cargo Institucional/ Responsables  
Preguntas  
Ing. Cristian Rodríguez MGS.  
Ing. Alexandra Vaca MGS.  
Permite por una parte a los estudiantes ingresar al  
1.  
¿Según su experticia en los procesos entorno real de su perfil de carrera por otra parte  
sustantivos de las Instituciones de permite que el instituto tenga presencia en la El impacto de los proyectos de vinculación  
Educación Superior (IES), cuál es el comunidad, dándose a conocer en toda la provincia apoya al cumplimiento de los objetivos  
impacto/relevancia de los proyectos de y el país, así también permite aportar con los planteados en el PEDI el cual ofrece una  
Vinculación dentro del Instituto Superior conocimientos a la comunidad a fin de generar un solución a un problema de la comunidad.  
Tecnológico Tsa´chila?  
mejor estilo de vida en ocasiones permite incluso  
vincular estudiantes para un futuro trabajo  
Si bien el aporte dentro de la ponderación  
del modelo el criterio de vinculación es un  
10%, los proyectos nos ayudan a poder  
organizar y planificar las acciones de  
vinculación. Como proceso de calidad  
juega un papel importante la información  
que se pueda levantar de la sociedad con  
respecto a lo que a academia desea  
transmitir.  
Si los proyectos aportan a la calidad de la educación  
¿Desde su punto de vista como  
superior puesto que como se mencionó permite la  
inserción y una primera vista de la realidad de la  
comunidad y por otra parte la aplicación teórica a la  
práctica por medio de la ejecución de los proyectos  
de vinculación  
2
.
director como aportan los Proyectos de  
Vinculación en la Calidad de la educación  
superior de los estudiantes del IST  
Tsa´chila?  
3
.
¿Considera usted que la práctica  
Si considero que es necesario en este tiempo de Si la Gestión Documental en un proceso  
cambios y de tecnología aprovecharlas y generar que genera un alto volumen documental  
procesos más simplificados en medida que lo permitirá conservar y administrar la  
eficiente de la gestión documental en los  
proyectos de vinculación propicia un mejor  
desarrollo de las actividades y por  
consiguiente mejores resultados?  
permita la normativa de educación superior  
información.  
1
91  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
4
.
¿Según su criterio en qué medida  
Depende del proyecto para poder  
establecer esta relación ya que no todos  
se alinean al perfil de egreso ya que  
recordemos que la vinculación se orienta  
apoyar las necesidades de la comunidad.  
aportan la ejecución eficiente de los  
proyectos de vinculación con la calidad de  
asimilación del perfil de egreso de los  
estudiantes de las IES?  
Según mi criterio aportan en un 30% al conocimiento  
del perfil de egreso efectivamente  
5.  
¿Cuál sería una posible solución a los  
Para poder mejorar el impacto es  
problemas encontrados en los proyectos La solución sería hacer una retroalimentación con importante generar proyecto que sean  
de vinculación de la institución donde se los responsables y posterior decidir si se cierra el reales que ayuden a la comunidad en su  
presenta bajo impacto en los resultados proyecto o si se continua  
encontrados en la ejecución de proyectos?  
problemática o en potencializar sus  
fortalezas  
lo primero es hacer un levantamiento de  
necesidades con el apoyo de la entidad receptora, Debe nacer de las necesidades de la  
6.  
¿Finalmente, que consideraciones se tomar en cuenta a su vez las líneas de vinculación Comunidad que fueron socializadas en la  
debe tener en cuenta al momento de que están alineadas a los ODS y el plan nacional construcción del PEDI con la finalidad que  
desarrollar un proyecto de vinculación hacia un nuevo ecuador, posterior generar el sea valorados, para generar un alto  
donde se persigue conseguir calidad en el proyecto según el formato vigente, presentar para su impacto también pueden nacer de los  
proceso de vinculación?  
revisión y envió a la zona, firma de convenio, proyectos  
posterior ejecución siguiendo los procedimientos del investigación.  
manual de procesos de vinculación  
de  
innovación  
o
de  
1
92  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
que permite la relación directa entre  
la IES con la sociedad, con la misión  
de solventar los problemas de la  
4
. Conclusiones  
Los proyectos de Vinculación del  
ISTT requieren gestionar  
comunidad la  
transferencia de los conocimientos,  
tecnología, cultura, deporte,  
a
través  
de  
eficientemente los documentos para  
su oportuno inicio, ejecución y  
obtención de resultados con el  
medio, mediante la aplicación de  
técnicas cuantitativas como las  
encuestas se pudo determinar la  
situación actual de la administración  
de documentos en el área de  
vinculación. Según la tabla 4 se  
puede conocer que el 71% de los  
encuestados mencionaron que se  
evidencian dificultades para la  
correcta manipulación, accesibilidad,  
servicios que se incuban en la IES.  
En base al presente estudio, según  
la tabla 7, se encontró que el 86% de  
encuestados menciona que los  
proyectos tienen una valoración en la  
calidad de excelentes, lo cual  
respalda el trabajo que se realiza en  
los salones de clases por sus  
docentes y estudiantes, se cono-ce  
que al finalizar los proyectos de  
vinculación existen problemas al  
transferencia, almacenamiento  
y
momento  
de  
evidenciar  
los  
conservación de los documentos que  
hacen parte principal de los  
proyectos. Además, el estudio refleja  
la carencia en la utilización de un  
sistema de gestión documental en la  
actualidad. Según la pregunta 12 se  
observa que existen problemas para  
resultados de impacto en la sociedad  
investigadora. Además, se precisa el  
alto porcentaje de ausentismo por  
parte de los estudiantes en la  
ejecución de actividades. Es  
indiscutible participación de los  
proyectos de vinculación en la  
calidad de la educación superior, por  
la práctica en el campo de los  
conocimientos adquiridos en la  
academia.  
encontrar documentación  
almacenada. En promedio los  
proyectos benefician  
la  
semestralmente a 40 estudiantes  
para lograr cumplir con sus horas de  
vinculación  
La educación superior a nivel  
mundial es un desafío desde sus  
inicios y en la actualidad a la medida  
que avanza la tecnología, la  
La presencia de la vinculación con el  
medio es de vital importancia puesto  
1
93  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
globalización,  
procesos  
Bibliografía  
administrativos, modelos de gestión  
de calidad que permiten alcanzar la  
eficiencia en la transferencia del  
conocimiento, así lo precisa (Palma  
et al., 2018). Es necesario estudiar  
las normas de calidad que ayudan a  
entender la gestión documental en  
las instituciones de educación  
Albornoz, M. (1997). La política  
científica y tecnológica en  
América Latina frente al  
desafío del pensamiento  
único. redes, 4(10), 95-115.  
Alcina, M. G. (2013). La serie de  
normas ISO 30300 y otros  
productos ISO de gestión de  
documentos.  
Revista  
superior  
organización que realiza procesos  
administrativos. Particularmente  
Fernández Martín, 2016) divulga  
o
cualquier tipo de  
Española de Documentación  
Científica, 36(1), enc001-  
enc001.  
(
Alvarado Vélez, J. A., Villacrés Malla,  
M. B., Estrella Tapia, D. F., &  
Chalá Cuadros, J. C. (2023).  
La Investigación Académica  
que la actualidad presenta un  
escenario con exigencia para  
desarrollar los procesos de manera  
sistémica a fin de efectuar tareas con  
la asistencia de la tecnología para la  
disminución de fallas humanas,  
apoyo en la creación de documentos  
a docentes y estudiantes. La  
vinculación es una de las principales  
para  
Económicas:  
las  
Ciencias  
Teoría,  
redacción y publicación de  
artículos de investigación.  
Briones, V. F. V. (2018). Calidad en  
la educación superior. Caso  
ecuador. Atenas, 1(41), 165-  
180.  
funciones la  
universidad, (Cancino & Cárdenas,  
018) analiza los resulta-dos de la  
sustantivas  
de  
Bustelo-Ruesta, C. (2015). La serie  
de normas ISO 30300-  
management  
system  
for  
2
records: La gestión de los  
documentos integrada en la  
vinculación con el entorno. (Von  
Baer, 2009) aborda desde su  
investigación la realidad del trabajo  
esencial que presenta la vinculación  
en la universidad, como el  
complemento idóneo al igual que la  
investigación y docencia.  
gestión  
de  
las  
organizaciones.  
Cabero, M. M., Pajares, P. R., &  
Ocejo, Y. C. (2020). El valor  
de las normas ISO 15489-1 e  
ISO 30301 en la cimentación  
del patrimonio del e-Archivo  
universitario. de  
Estudio  
impacto y de oportunidad en  
1
94  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
un tiempo líquido. Comma,  
018(1-2), 179-194.  
German and Spanish: An  
2
interlinguistic  
Revista  
comparison.  
General  
de  
y
Calderón Melo, K. A. (2019). Estudio  
comparativo del proceso  
Información  
Documentación.  
desarrollado  
para  
la  
aplicación de la norma  
archivística internacional ISO  
Freire Mendieta, C. B. (2018).  
Análisis de la norma ISO  
30301 para su aplicación en  
un Sistema de Gestión  
Documental en el Ecuador.  
3
0300 y 30301.  
Cancino, V., & Cárdenas, J. (2018).  
Políticas y estrategias de  
vinculación con el medio en  
Guarín, G. P., Rojas, M. L. C., &  
Álvarez, M. J. Á. (2020).  
Modelo de gestión del  
conocimiento para pymes,  
basado en el sistema de  
gestión de la calidad y la  
universidades  
regionales  
estatales de Colombia y Chile.  
Innovar, 28(68), 91-104.  
Cháves Gómez, L. E. (2017). Diseño  
de un sistema de gestión  
documental digital para la  
empresa CODOCSA SA  
Según normas ISO 30300-  
gestión  
SIGNOS-Investigación  
sistemas de gestión, 12(2),  
27-147.  
documental.  
en  
1
3
0301, en el periodo 2015.  
Irarrázaval, I. (2020). La vinculación  
universitaria con el medio y  
Cuadros, J. C. C. (s. f.). Propuesta  
de un modelo Esde gestión  
del área administrativa, para  
incrementar la productividad  
los  
mecanismos  
de  
reconocimiento académico.  
Calidad en la Educación, 52,  
de  
la  
empresa  
VILUZ  
2
96-323.  
AGROEXPORT, Pedernales-  
Ecuador 2019. Autoridades  
de las IES miembros de la  
REDISD, 206.  
Islas, J. A. P. (2006). Trazos para un  
mapa de la investigación  
sobre juventud en América  
Latina. Papers. Revista de  
sociología, 79, 145-170.  
Dougnac, P., & Flores, M. G. (2021).  
Vinculación y extensión en  
tiempos de crisis. El caso de  
la Universidad de Chile en el  
contexto del estallido social.  
Orozco Inca, E. E., Jaya Escobar, A.  
I., Ramos Azcuy, F. J., &  
Guerra Bretaña, R. M. (2020).  
Retos a la gestión de la  
calidad en las instituciones de  
InterCambios: Dilemas  
y
Transiciones de la Educación  
Superior, 8(2), 3.  
educación  
superior  
en  
Ecuador. Educación Médica  
Superior, 34(2).  
Fernández Martín, P. (2016). The  
standard ISO 15489-1 in  
1
95  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 8, Número 15 (Ed. jul – dic. 2024) ISSN: 2697-3456  
Gestión documental en los proyectos de vinculación del Instituto Tsáchila, Santo Domingo, 2023.  
Padilla Guamán, H. A. (2021). La  
gestión documental como  
estructura en la eficiencia de  
las actividades en el sector  
público.  
Reina, X. J. S., Batalla, T. S. Á.,  
Cuadros, J. C. C., & Vélez, M.  
E. C. (2023). Propuesta de  
aplicación Logística  
de  
Inversa para el mejoramiento  
del  
proceso  
de  
la  
Palma, R. J. C., Merizalde, C. K. B.,  
almacenamiento  
de  
&
Flores, F. M. F. (2018).  
empresa Simsa.: Proposal for  
the application of Reverse  
Logistics to improve the  
storage process of the  
company Simsa. Revista  
Científica Multidisciplinar G-  
nerando, 4(1).  
Sistema de gestión y control  
de la calidad: Norma ISO  
9
001: 2015. RECIMUNDO:  
Revista Científica de la  
Investigación el  
y
Conocimiento, 2(1), 625-644.  
Plúa, I. E. Z., Torrijo, E. M. Q., &  
León, F. R. (2021). Gestión  
documental en universidades:  
Rivera Hernández, C. (2019). Sobre  
la  
conocimiento  
mediante la vinculación y  
transferencia del  
conocimiento en América  
Latina. Revista de la  
educación superior, 48(189),  
21-132.  
función  
social  
del  
humano  
Una  
Latinoamérica.  
Revista  
Humanísticas  
mirada  
desde  
ReHuSo:  
Ciencias  
Sociales,  
de  
y
6
(Especial), 108-119.  
1
Poloche, M. P. (2017). Propuesta  
metodológica para articular la  
gestión documental con los  
requisitos de la Ley General  
de Archivos y la norma  
técnica internacional ISO  
Ruiz González, M. de los Á., & Bodes  
Bas, A. (2014). La Gestión  
Documental y su Impacto en  
el Sector Empresarial Cubano  
(Document Management and  
9
001:  
2015.  
Signos:  
its  
Impact  
on  
Cuban  
Sector).  
Revista  
Investigación en sistemas de  
gestión, 9(2), 81-95.  
Enterprise  
GECONTEC:  
Internacional de Gestión del  
Ramírez Fajardo, E., & Marenco  
Flores, M. (2022). Análisis  
sobre la implementación del  
Sistema de Archivo de  
Gestión de Documentos y  
Expedientes Electrónicos en  
los procesos de gestión  
documental en las sedes y  
Sección Regional de la  
Universidad Nacional, periodo  
Conocimiento  
y
la  
Tecnología, 2(1).  
Sánchez, J. M. C. (2017). Sistemas  
de gestión de calidad (ISO  
9
001: 2015). ICB editores.  
Soria Vera, K. D., & Díaz Gispert, L.  
I. (2020). Diseño de un  
sistema gestión  
de  
2
020-2021.  
documental para uso interno  
1
96  
Chalá-Cuadros et al. (2024)  
en la Universidad de Otavalo.  
Conrado, 16(73), 157-164.  
Varela, G., Luna, M., & Casas, R.  
(1999). Los patrones de  
vinculación universidad-  
empresa en Estados Unidos y  
Canadá y sus implicaciones  
en América Latina. Gobierno,  
academia y empresas en  
México: hacia una nueva  
configuración de relaciones,  
2
7-65.  
Von Baer, H. (2009). Vinculación con  
el medio:¿ función subalterna  
o esencial de la universidad.  
Desafíos y perspectivas de la  
dirección estratégica de las  
instituciones  
universitarias.  
Santiago de Chile: Comisión  
Nacional de Acreditación.  
Recuperado de https://www.  
cnachile.  
cl/Biblioteca%  
0Documentos% 20de%  
0Interes/Desafios-y-  
2
2
Perspectivas. pdf.  
Yáñez, C. (2008). Sistema de  
gestión de calidad en base a  
la  
norma  
ISO  
9001.  
Internacional eventos, 9(1), 1-  
9
.
Zea Elizalde, E. A., & Pulido Daza, N.  
J. (2016). Estado del arte de  
un sistema de gestión  
documental electrónica desde  
la norma ISO 15489-1: 2006.  
Códices (Bogotá), 12(2), 43-  
7
7.  
1
97