Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (jul-dic 2021) ISSN: 2697-3456  
Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO DE POSGRADO  
DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ  
DIAGNOSIS OF THE DOCUMENTARY MANAGEMENT OF THE POSTGRADUATE  
INSTITUTE OF THE TECHNICAL UNIVERSITY OF MANABÍ  
1
2
3
Cedeño-Macías Carla Jazmín ; Vinces-Solórzano Carlos Julio ; Jarre-Vera Gilberto Rafael  
1
Universidad Técnica de Manabí, UTM. Portoviejo, Ecuador.  
Universidad Técnica de Manabí, UTM. Portoviejo, Ecuador.  
2
Universidad Técnica de Manabí, UTM. Portoviejo, Ecuador.  
2
Resumen  
Los Sistemas de Información Documental constituyen un importante recurso dentro de las  
instituciones en virtud de garantizar, no sólo la organización de la documentación generada por  
las funciones que le están conferidas, permitiendo la captación de información externa a la  
institución. La documentación es un recurso fundamental para las organizaciones, por esta razón  
suele ubicarse en el nivel de otros como los recursos humanos, materiales y económicos. De allí  
nace la necesidad de desarrollar un diagnóstico de la gestión documental llevada a cabo por el  
Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí para el desarrollo de un sistema de  
gestión basado en la norma la norma ISO 15489. Esta investigación se logró por medio de la  
aplicación de métodos e instrumentos de recolección de información de campo como es el caso  
de la escala de Likert por medio del que se determinó las falencias en la gestión de documentos  
del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí siendo que los protocolos de  
almacenamiento y archivo de información vital y sensible, de la misma manera es necesario que  
el proceso de manejo documental deba reajustarse una nueva normativa misma que se base en  
la Norma ISO 15489 por medio de la que sea posible reglamentar la organización y conservación  
de los documentos.  
Palabras clave: Gestión de documentos, Sistema de Gestión Documental, Principios de la  
gestión documental.  
Abstract  
The Documentary Information Systems constitute an important resource within the institutions by  
virtue of guaranteeing, not only the organization of the documentation generated by the functions  
that are conferred on it, allowing the capture of information external to the institution.  
Documentation is a fundamental resource for organizations, for this reason it is usually located at  
the level of others such as human, material and financial resources. From there arises the need  
to develop a diagnosis of document management carried out by the Graduate Institute of the  
Technical University of Manabí for the development of a management system based on the ISO  
15489 standard. This research was achieved through of the application of methods and  
instruments for collecting field information, such as the Likert scale, by means of which the  
deficiencies in document management of the Graduate Institute of the Technical University of  
Manabí were determined, being that the storage and archiving of vital and sensitive information,  
in the same way it is necessary that the document management process should be readjusted  
with a new regulation based on the ISO 15489 standard by means of which it is possible to  
regulate the organization and conservation of documents.  
Keywords: Document management, Document Management System, Principles of document  
management.  
Información del manuscrito:  
Fecha de recepción: 03 de mayo de 2021.  
Fecha de aceptación: 08 de julio de 2021.  
Fecha de publicación: 09 de julio de 2021.  
2
Cedeño-Macías et al (2021)  
1
. Introducción  
una estructura metodológica en  
materia de gestión documental en  
todos los formatos y soportes.  
Dichas normas están conformadas  
Resulta esencial  
para  
las  
instituciones y la sociedad en  
general, la organización de los  
básicamente  
por  
las  
documentos  
de  
archivos  
y
ISO/TC46/SC11. En cuanto a ellas la  
Norma UNE  ISO 15489  1 pone  
en manifiesto sus beneficios cuando  
señala que: “la adopción de un  
criterio sistémico para la gestión de  
documentos resulta esencial para las  
organizaciones y la sociedad, a fin  
precisamente se logra a través de la  
aplicación de sistemas de gestión  
documental (SGD) siendo definido  
como “el conjunto de tareas y  
procedimientos orientados a lograr  
una mayor eficiencia y economía en  
la explotación de los documentos por  
parte de las organizaciones”.  
de proteger  
y
conservar los  
documentos como evidencias de sus  
actos”. (Bonilla Velástegui, 2016  
pág. 65)  
(
Campos Cruz, 2017 pág. 45)  
De manera más explícita es posible  
mencionar que el término gestión  
documental, es el tratamiento y  
conservación que se les da a los  
documentos, desde que este es  
producido hasta su eliminación o  
conservación permanente, siguiendo  
las diversas etapas que constituyen  
el ciclo de vida de los documentos, el  
cual es base en los diferentes  
archivos: de gestión, central e  
histórico, en los cuales existen  
procesos que incluyen diversos  
instrumentos que harán posible la  
organización de la documentación.  
“Un sistema de gestión de  
documentos de archivo se convierte  
en una fuente de información sobre  
las actividades de la organización,  
que puede servir de apoyo a  
posteriores actividades y toma de  
decisiones, al tiempo que garantiza  
la rendición de cuentas frente a las  
partes interesadas presentes y  
futuras” (Font, 2013 pág. 56).  
En el caso de las Universidades,  
estas son igualmente generadoras y  
receptoras de documentos  
información, que sirven para conocer  
su evolución académica  
e
A nivel internacional existen normas  
que regulan la organización y el  
control documental proporcionando  
y
administrativa, facilitan la toma de  
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Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
decisiones a la vez que permiten dar  
respuestas oportunas a las consultas  
y solicitudes de la comunidad  
universitaria.  
documentos, afectado al personal y  
a la imagen institucional.  
La finalidad de este estudio será  
desarrollar un diagnóstico de la  
gestión documental llevada a cabo  
por el Instituto de Posgrado de la  
Universidad Técnica de Manabí  
Estos documentos se encuentran  
sujetos a los procesos de gestión  
que  
la  
institución  
utilice  
y
condicionando  
disponibilidad,  
su  
acceso  
Como antecedentes del estudio es  
posible mencionar la investigación  
llevada a cabo por Pérez Cruz,  
todos  
deberán  
recurrir con frecuencia  
a
los  
documentos que se han producidos  
o recibidos para verificar proyectos,  
llevar a cabo investigaciones, tomar  
decisiones, mantener las evidencias  
y conservar la memoria para el  
futuro.  
(
2017) para la Universidad de  
Sevilla, titulada Diseño de un  
Sistema de Gestión de Documentos  
en una empresa constructora, en la  
que incorpora un SGD basado en la  
norma UNE-ISO 15489: Información  
y documentación, por la que es  
posible conocer que la gestión  
documental siempre ha constituido  
una necesidad y un problema para  
las organizaciones, pero es en la  
actual Sociedad de la Información,  
debido al creciente desarrollo de la  
información y la generación de  
contenidos, donde se ha erigido  
como una función clave del éxito  
empresarial, estableciéndose como  
una herramienta básica de soporte  
para otros procesos gerenciales  
como la gestión de la calidad, la  
gestión de riesgos, el control interno  
y hasta la lucha contra la corrupción.  
A pesar de que se han llevado a cabo  
diferentes procesos de capacitación  
al personal en la Universidad  
Técnica de Manabí en lo que refiere  
al manejo de documentos, este  
proceso no ha sido estandarizados  
dichos procesos en las diferentes  
facultades que componen a la  
misma,  
generando  
que  
el  
tratamiento de estos sea llevado a  
cabo de diferente manera entre cada  
una de las facultades.  
Este es el caso del Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí, que no cuenta con un  
proceso adecuado para la gestión de  
4
Cedeño-Macías et al (2021)  
A nivel nacional son pocas las  
instituciones que se han sujetado a  
un proceso que permita la  
normalización de un sistema para la  
documentación, generando falencia  
en los procesos de archivo y  
seguimiento de los mismos.  
desarrollo  
de  
un  
SGD  
independientemente de la institución  
en donde se aplique, debe de ser  
estandarizado en los diferentes  
departamentos que le conforman,  
con la finalidad de lograr una  
cohesión en los procesos que lleva a  
cabo el organismo.  
A pesar de la poca aplicación de  
estos procesos por las instituciones,  
se presenta una amplia gama teórica  
compuesta por estudios llevados a  
cabo por diversos autores, entre los  
que se pueden mencionar:  
El  
documental que presenta en  
diferentes instituciones nivel  
problema  
de  
la  
gestión  
a
internacional, es palpable también  
en la Universidad Técnica de  
Manabí, en la que a pesar de que se  
han llevado a cabo diferentes  
procesos de capacitación al personal  
en lo que refiere al manejo de  
documentos, estos no han sido  
estandarizados en las diferentes  
facultades que componen a la  
El estudio llevado a cabo por  
Quilumbaquin Fernández, (2014)  
titulada Gestión  
Documental y Archivo en el Gobierno  
Autónomo Descentralizado de  
Gonzales Suarez de la provincia de  
Imbabura, cuyo proceso  
Sistema  
de  
misma,  
generando  
que  
el  
investigativo, permite determinar que  
el sistema de gestión documental  
tratamiento de estos sea llevado a  
cabo de diferente manera entre cada  
una de las facultades.  
propuesto,  
consentirá  
la  
estandarización de los procesos  
administrativos dentro del Gobierno  
Este es el caso del Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí, que no cuenta con un  
proceso adecuado para la gestión de  
documentos, afectado al personal y  
a la imagen institucional.  
Autónomo  
Descentralizado  
de  
González Suárez, facilitando la  
gestión de los trámites pertinentes,  
buscando respaldar la información  
requerida por los colaboradores y  
usuarios de la parroquia.  
Partiendo de los previamente expuso  
es posible mencionar la siguiente  
formulación del problema ¿Cuáles  
Partiendo de lo expuesto por el  
autor, es posible afirmar que el  
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Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
son los principales problemas que  
presenta la gestión documental  
llevada a cabo por el Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí?  
gestión documental aplicada por el  
instituto de posgrado.  
El estudio fue de campo debido a  
que gran parte de las actividades de  
recopilación de información se  
realizaron en el campo directo de  
investigación siendo el Instituto de  
Posgrado de la Universidad Técnica  
de Manabí; descriptiva debido a que  
la mayor parte de la información se  
centró en los datos obtenidos  
mediante encuestas a la población  
objetivo de este estudio.  
Objetivo de la investigación.  
Desarrollar un diagnóstico de la  
gestión documental llevada a cabo  
por el Instituto de Posgrado de la  
Universidad Técnica de Manabí  
Objetivos específicos de la  
investigación  
Diagnosticar la situación inicial del  
manejo de la documentación  
receptada en el Instituto de  
Posgrado de la Universidad  
Técnica de Manabí.  
Por último, es posible establecer que  
fue bibliográfica misma que consiste  
en  
la  
revisión  
de  
material  
bibliográfico existente con respecto  
al tema a estudiar. Se aplicó con la  
finalidad de analizar teóricamente los  
temas necesarios para la ejecución  
del respectivo estudio.  
Valorar la pertinencia y factibilidad  
que tendría el diseño del sistema  
de documentación en el Instituto  
de Posgrado de la Universidad  
Técnica de Manabí.  
Como población del estudio se  
consideró el 100% del personal que  
labora en el Instituto de Posgrado de  
la Universidad Técnica de Manabí 20  
miembros; debido al tamaño de la  
muestra no se aplicó fórmula.  
2
. Materiales y métodos  
La generación del diagnóstico se  
llevó a cabo por medio de la  
aplicación de la modalidad no  
experimental misma que se centra  
en el estudio de las variables, siendo  
el caso del presente artículo la  
El método empleado fue análisis –  
síntesis por medio del cual se generó  
el análisis e interpretación de los  
resultados obtenidos por medio de  
los instrumentos de recolección de  
6
Cedeño-Macías et al (2021)  
información, mismo que fue una  
encuesta basada en una escala de  
Con la finalidad de tener una visión  
general referente a la gestión  
documental del Instituto de Posgrado  
de la Universidad Técnica de Manabí  
se aplicó una escala de Likert al  
personal responsable de la gestión  
documental con la siguiente escala:  
muy de acuerdo, de acuerdo,  
medianamente de acuerdo, casi de  
acuerdo, en desacuerdo, proceso  
por medio del que se llevó a la  
Likert  
aplicada  
de  
al  
la  
personal  
gestión  
responsable  
documental con la siguiente escala:  
Muy de Acuerdo, Acuerdo,  
Medianamente de acuerdo, Casi de  
acuerdo, En desacuerdo.  
3
. Resultado y discusión  
Resultados  
obtención  
de  
los  
siguientes  
resultados.  
1. ¿Indique si un manejo adecuado de documentación generada en su área reduciría los  
tiempos de búsqueda de los mismos?  
100  
100  
80  
60  
40  
20  
0
0
0
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En desacuerdo  
Figura 1: Manejo adecuado de documentación.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 100%  
de los encuestados respondieron  
que están muy de acuerdo que un  
manejo adecuado de documentación  
generada en su área reduciría los  
tiempos de búsqueda de los mismos.  
El contar con procesos pertinentes  
en el manejo de documentos  
optimizaría de manera oportuna la  
gestión del instituto de posgrado.  
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Diagnóstico de la gestión documental del Instituto de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí  
2. ¿Considera que se debe mejorar los protocolos de almacenamiento y archivo de información  
vital y sensible?  
45  
50  
40  
30  
20  
10  
0
30  
15  
10  
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En  
desacuerdo  
Figura 2: Mejoramiento de los protocolos de almacenamiento y archivo de información.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 45%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que se debe mejorar los  
protocolos de almacenamiento y  
archivo de información vital y  
sensible, el 15% determino estar  
acuerdo referente a este punto; el  
30% determino que se encuentra  
medianamente de acuerdo y el 10%  
respondió que se encuentra casi de  
acuerdo referente a la mejora de los  
protocolos.  
3. ¿Considera que el proceso de manejo documental actual debería ser ajustado en una nueva  
normativa?  
60  
60  
50  
40  
30  
20  
10  
0
20  
20  
0
0
Muy de  
Acuerdo  
Acuerdo  
Medianamente  
de acuerdo  
Casi de  
acuerdo  
En  
desacuerdo  
Figura 3: El proceso de manejo documental actual debería ser ajustado en una nueva  
normativa.  
Fuente: Escala de Likert aplicada al personal responsable de la gestión documental  
Elaborado por: Autora de tesis.  
Análisis e interpretación: Por medio  
de la aplicación de la escala de Likert  
fue posible establecer que el 60%  
respondió que está muy de acuerdo  
en que el proceso de manejo  
documental actual debería ser  
ajustado en una nueva normativa, el  
20% determino estar acuerdo  
8