Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (Ed. Esp. oct. 2021) ISSN: 2697-3456  
Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
DOI: https://doi.org/10.46296/yc.v5i9edespsoct.0118  
DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS PARA EL  
MANEJO DE INVENTARIOS. CASO: FERRETERÍA QUIROZ  
DESIGN OF A PROCESS MANAGEMENT SYSTEM FOR INVENTORY  
MANAGEMENT. CASE: FERRETERIA QUIROZ  
1
2
García-Pacheco María Cristina ; San Andrés-Laz Esthela María  
1
2
Universidad Técnica de Manabí, Instituto de Posgrado, Maestría en Gestión de la  
Calidad. Portoviejo, Ecuador. Correo: mgarcia5373@utm.edu.ec. ORCID ID:  
https://orcid.org/0000-0002-1777-274X  
Universidad Técnica de Manabí, Instituto de Posgrado, Maestría en Gestión de la  
Calidad. Portoviejo, Ecuador. Correo: esthela.sanandres@utm.edu.ec. ORCID ID:  
https://orcid.org/0000-0003-3462-8528  
Resumen  
La gestión de los inventarios es uno de los mayores retos que cruzan las empresas, hoy en día,  
el control del inventario conforma una serie de disposiciones a seguir desde la recepción de la  
mercadería y productos que pasan a bodega hasta ser despachado al cliente, por ello la  
aplicación de los sistemas de gestión de inventario guardan un elemento esencial para el  
adecuado funcionamiento de las instituciones; partiendo de ello el presente estudio tiene como  
finalidad realizar un diagnóstico para diseñar un sistema de gestión por procesos para el manejo  
de los Inventarios en la Ferretería Quiroz de la parroquia Abdón Calderón del cantón Portoviejo,  
la metodología aplicada es de tipo cualitativo, con alcance descriptivo no experimental, además,  
para la recogida de información se aplicó la técnica de encuesta la cual se la aplicó al personal  
determinando que la gestión de inventario engloba la administración y control del manejo, entrada  
y salida de la mercancía, determinando que la gestión de inventario engloba la administración y  
control del manejo, entrada y salida de la mercancía, por lo que se generó un sistema de gestión  
`
por procesos para el manejo de los inventarios, la generación del manual de procesos del  
departamento de bodegas y las políticas del sistema de gestión de inventarios.  
Palabras claves: Sistema de gestión por procesos; Manejo de los inventarios, políticas de  
control.  
Abstract  
Inventory management is one of the biggest challenges that companies face, today, inventory  
control forms a series of provisions to follow from the receipt of merchandise and products that  
go to the warehouse until they are dispatched to the customer Therefore, the application of  
inventory management systems is an essential element for the proper functioning of the  
institutions; Based on this, the present study aims to carry out a diagnosis to design a  
management system by processes for the management of Inventories in the Quiroz Hardware  
Store of the Abdón Calderón parish of the Portoviejo canton, the applied methodology is  
qualitative, with a descriptive scope In addition, for the collection of information, the survey  
technique was applied which was applied to the personnel, reaching the conclusion that the  
company lacks internal control policies and an inventory manual, causing serious inconveniences  
in its processes. that a management system was created by processes for the management of  
inventories, the generation of the process manual for the warehouse department and the policies  
of the inventory management system.  
Keywords: Process management system; Inventory management, control policies.  
Información del manuscrito:  
Fecha de recepción: 02 de julio de 2021.  
Fecha de aceptación: 01 de octubre de 2021.  
Fecha de publicación: 05 de octubre de 2021.  
180  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
El autor Urcia Ramón (2019),  
considera que el control de  
inventarios es un factor que influye  
en la reducción de costos de las  
empresas, por tal motivo se debe  
tener en cuenta este aspecto tan  
importante, para obtener mejores  
utilidades y beneficios para la  
organización.  
1
. Introducción  
En el Ecuador las empresas  
necesitan un correcto control de  
inventario, puesto que representan  
gran porcentaje de la empresa y de  
esta manera poder mejorar la  
rentabilidad de las instituciones. En  
la actualidad las Pymes en el  
Ecuador que venden bienes o  
prestan servicios han descuidado el  
control interno de inventarios dentro  
de las empresas, por lo que es  
necesario evaluar y controlar los  
bienes para su desenvolvimiento.  
La base de toda empresa dedicada a  
la comercialización, es el control de  
los productos, aquí radica la  
importancia  
del  
manejo  
del  
inventario por parte fundamental en  
desarrollo empresarial.  
Los autores Barona, Estévez,  
Partiendo de ello el presente estudio  
guarda como finalidad desarrollar un  
diagnóstico para el diseño de un  
sistema de gestión por procesos  
para el manejo de los inventarios en  
la Ferretería Quiroz de la parroquia  
Tabares  
y
Paredes  
(2018),  
establecen que una de las  
actividades fundamentales para las  
organizaciones,  
instituciones  
y
dependencias estatales o privadas,  
radica en llevar un correcto control  
del inventario de activos que permita  
la gestión de los recursos con que  
cuentan las instituciones.  
Abdón  
Calderón  
del  
cantón  
Portoviejo.  
2
. Desarrollo  
La gestión de los inventarios es uno  
de los mayores retos que cruzan las  
empresas hoy en día, el control del  
inventario conforma una serie de  
disposiciones a seguir desde la  
recepción de la mercadería y  
productos que pasan a bodega y ser  
despachado al cliente.  
2
.1. El Inventario.  
Los autores Noceda Alonso & Rivera  
Ramírez (2018), define los  
inventarios como acumulaciones de  
materias primas, provisiones,  
componentes, trabajo en proceso y  
a
181  
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Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
productos terminados que aparecen  
en numerosos puntos a lo largo del  
canal de producción y de logística de  
una empresa: almacenes, patios,  
pisos de las tiendas, equipo de  
transporte y en los estantes de las  
tiendas de menudeo, entre otros.  
puede ser clasificado de acuerdo a la  
actividad que realice la empresa, el  
volumen y rotación dependerá de lo  
que se produce o vende, por tal  
razón debe tenerse especial cuidado  
del manejo de los insumos o  
materias prima.  
De los señalado por el autor es  
Por lo tanto, los inventarios  
representan uno de los principales  
recursos de que dispone una entidad  
ya sea la misma de nivel comercial o  
industrial. Es importante tener un  
posible  
determinar  
que  
los  
inventarios forman parte esencial de  
los activos, y el buen manejo que se  
dé a los mismos, va unido a la  
productividad, maximización de  
costos y minimización de gastos.  
adecuado  
abastecimiento  
de  
inventarios, pues de ellos dependen  
las actividades primarias para las  
que se constituyó la organización, es  
El autor Solsol Hidalgo (2017),  
detalla que el inventario es un activo  
y se define como el volumen del  
material disponible en un almacén:  
insumos, producto elaborado o  
producto semielaborado. Cuando la  
demanda es mayor que el volumen  
decir,  
las  
operaciones  
de  
compraventa que concluirán en  
utilidades y proporcionarán flujos de  
efectivo.  
2.1.1. Sistemas de control de  
inventario  
disponible  
aprovisionamiento  
cubrir el déficit, se considera  
inventario agotado”; es decir, es el  
y
los tiempos de  
no permiten  
Los autores Cano Arenas, Correa  
Espinal, & Gómez Montoya (2010),  
consideran que los sistemas de  
control de inventario son utilizados  
para mantener un registro y manejo  
de las mercancías con las que  
cuenta la empresa; por medio de  
estos sistemas la gerencia puede  
obtener oportunamente información  
precisa del activo con el que cuenta  
“
artículo que normalmente se tiene en  
inventario pero que no está  
disponible  
para  
satisfacer  
la  
demanda en el momento justo.  
De esta aseveración es posible  
considerar que el inventario forma  
parte de los activos de una empresa,  
182  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
para llevar a cabo las operaciones de  
compra y venta, así como para tomar  
decisiones convenientes respecto a  
la adquisición de materiales, materia  
prima, insumos o productos cada  
determinado tiempo.  
compran  
mercancías  
para  
revenderse se hace un cargo a la  
cuenta de compras. las cuentas  
devoluciones y bonificaciones sobre  
compras, descuentos sobre compras  
y fletes sobre compras se utilizan  
para  
devoluciones,  
descuentos  
La definición de sistemas de control  
de inventarios puede ser variada, sin  
embargo, para Eugenio Barrionuevo  
recibidos por pronto pago y cargos  
de fletes en que se incurre al  
transportar mercancías.  
(2010)  
los  
determinan  
como  
sistemas de contabilidad que se  
utilizan para registrar las cantidades  
de mercancías existentes y para  
establecer el costo de la mercancía  
vendida. existen básicamente dos  
sistemas para llevar a cabo los  
registros de inventario: el sistema  
periódico y el sistema perpetuo.  
Como consecuencia de lo anterior,  
es necesario hacer un conteo físico  
para determinar las existencias de  
mercancías al finalizar el periodo.  
cuando se aplica el sistema  
periódico no se registra el costo de la  
mercancía vendida cada vez que se  
efectúa una venta, sino hasta el fin  
del periodo.  
Sistema perpetuo: el sistema de  
registro perpetuo mantiene un saldo  
actualizado de la cantidad de  
mercancías en existencia y del costo  
de la mercancía vendida. cuando se  
compra mercancía, aumenta la  
cuenta de inventario de mercancías;  
cuando se vende, disminuye y se  
registra el costo de la mercancía  
vendida.  
2.2. Gestión de inventario.  
Angulo Rosales & Naula Valla  
(2018), establece que, se entiende  
por gestión de inventarios, todo lo  
relativo al control y manejo de las  
existencias de determinados bienes,  
en la cual se aplican métodos y  
estrategias que pueden hacer  
rentable y productivo la tenencia de  
estos bienes y a la vez sirve para  
evaluar los procedimientos de  
Sistema periódico: el sistema de  
registro periódico no mantiene un  
saldo actualizado de las mercancías  
en existencia. siempre que se  
entradas  
y
salidas de dichos  
productos.  
183  
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Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
La gestión de Inventario engloba la  
administración y control del manejo,  
entrada y salida de la mercancía.  
Cuando la empresa realiza una  
gestión de inventario, utiliza  
sistemas que le ayuden a optimizar  
los recursos, lo que a su vez influye  
en las políticas de venta que tenga la  
empresa; los departamentos de  
venta y almacén deben trabajar en  
conjunto y manejar la misma  
información, con el propósito de no  
generar situaciones que se muestren  
desfavorables para la empresa en un  
momento determinado de las  
operaciones.  
Esto  
incluye  
monitorear  
constantemente el movimiento de los  
productos, determinando de manera  
oportuna cuando se debe hacer una  
reposición  
o
compra de la  
mercancía, cuando debe ser rotada,  
entre otros aspectos de importancia  
“Una correcta gestión del inventario,  
constituye uno de los pilares básicos  
en los que se apoyan las nuevas  
tendencias logísticas en la empresa”  
En este sentido, una correcta gestión  
de inventario, permite a la gerencia o  
a los dueños de empresas, conocer  
(Crespín Castillo, 2018).  
“La mala gestión del inventario, da  
oportunamente  
cuando  
deben  
lugar a excesos en el pedido de  
materiales, obsolescencia  
reponer sus productos o comprar  
más material, de esta manera se  
garantiza el correcto funcionamiento  
de las actividades de compra –  
venta.  
e
importantes pérdidas financieras. La  
baja, de las existencias de  
inventarios, puede dar lugar a  
consumidores o  
pobres de tiempo de producción”  
Yolanda, 2015, pág. 63).  
descontentos  
2.2.1. Objetivos de la gestión de  
inventarios  
(
Toda  
empresa  
que  
maneje  
Implica la determinación de la  
cantidad de inventarios que deberá  
mantenerse, la fecha en que deben  
inventario debe aplicar una correcta  
gestión, que le garantice el éxito en  
las operaciones de compra y venta y  
a su vez contribuya a minimizar  
costos y gastos inadecuados o  
innecesarios.  
colocarse los pedidos  
y
las  
cantidades de unidades a ordenar. El  
objetivo de mantener un inventario  
disponible ayuda a ganar tiempo  
referente a la entrega instantánea y  
184  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
no tener que esperar, que termine un  
proceso de producción, lo que  
Almache Martínez (2013), detalla  
que la gestión de inventarios permite  
proveer al cliente de un mejor  
permite hacerle frente  
a
una  
competencia, que se encuentra a la  
expectativa de captar nuevos  
clientes.  
servicio,  
satisfaciendo  
sus  
expectativas, a continuación, se  
presentan los objetivos.  
Figura 1: Objetivos de la gestión de inventarios  
Mejorar el servicio al cliente  
Generar economías de escala  
Equilibrar la oferta y la demanda  
Protección en el abastecimiento de materia prima  
Protección entre las áreas de la empresa  
Fuente: Almache Martínez, (2013)  
Elaborado por: Autoras de la investigación  
Con relación a la figura al anterior se  
entiende que el fin de la gestión de  
inventarios comprende generar  
economías de escala, es decir  
3. Materiales y métodos  
La modalidad de investigación fue la  
cualitativa debido a que se aplicó un  
proceso  
de  
recolección  
de  
producir más  
a
menor costo  
información basado en el análisis  
teórico de diferentes investigaciones  
que guardan relación con las  
variables que se estudiaron artículos  
que abordan la temática.  
permitiendo que la organización sea  
más productiva y así generar  
mayores ingresos, en lo que se  
refiere equilibrar la oferta y la  
demanda quiere decir que el número  
de compradores sea el adecuado de  
El tipo de investigación fue de campo  
debido a que la información se  
obtuvo del entorno directo de  
investigación, es decir la Ferretería  
Quiroz, por lo que se seleccionó este  
tipo de investigación. De la misma  
acuerdo  
al  
número  
de  
establecimientos que oferten el  
producto o servicio.  
185  
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Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
manera fue descriptiva, debido a que  
la mayor parte de la información se  
personal de que labora en la  
Ferretería Quiroz.  
recabó  
por  
medio  
de  
los  
Estos procesos se seleccionaron con  
la finalidad de realizar un estudio  
basado en el método hermenéutico  
mismo que corresponde a una  
técnica de interpretación de textos,  
escritos u obras artísticas de  
distintos ámbitos. Su propósito  
principal es servir de ayuda en el  
área comprensiva de un texto.  
instrumentos de recolección de  
información cuantificable, como es el  
caso de las encuestas. Por último,  
fue bibliográfica debido a que la  
información teórica a provino de  
textos y revistas especializados.  
El diseño de la investigación fue no  
experimental debido a que solo se  
estudió la variable sin modificarla,  
basándose en un análisis teórico.  
4. Resultados y discusión  
El método empleado fue inductivo –  
deductivo mismo que orientó al  
análisis teórico de la problemática  
desde sus características globales,  
hasta los aspectos particulares. De  
la misma manera s aplico el análisis  
4
.1. Análisis e interpretación de la  
encuesta aplicada al personal de  
la ferretería Quiroz  
Con la finalidad de tener una visión  
general de la institución referente a  
la gestión de inventario en la  
Ferreteria Quiroz se ejecutó un  
–
síntesis que oriento la recolección  
de información cuantificable del  
análisis de las variables  
seleccionadas.  
instrumento  
diagnóstico,  
obteniéndose la información  
continuación.  
a
Se seleccionó como instrumento un  
cuestionario de encuesta que se  
aplicó al personal que labora en la  
Ferretería Quiroz.  
Debido a las características que  
guarda se  
seleccionó como población 23  
personas correspondientes al  
la  
investigación,  
186  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
Gráfico 1. ¿Conoce sobre el actual sistema de gestión y control de inventario de la ferretería?  
0
Si  
No  
1
00  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
han aplicado procesos relacionados  
El 100% expreso que no conoce  
sobre el actual sistema de gestión y  
control de inventario que se aplica en  
la ferretería, esto debido a que no se  
con el sistema de gestión y control  
de inventario.  
Gráfico 2. ¿Conoce cómo es el proceso para el registro del inventario en el sistema de  
mercaderia de la ferretería?  
1
7
Si  
8
3
No  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
dichos procesos. El proceso de  
registro esencialmente es llevado a  
cabo por el área administrativa de la  
institución.  
El 83% de los encuestados si conoce  
como es el proceso para el registro  
del inventario en el sistema de  
mercadería de la empresa, mientras  
que el 17% expreso que no conoce  
187  
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Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
Gráfico 3. ¿Considera que el actual proceso de almacenamiento de la mercadería de la  
ferretería es el adecuado?  
3
9
Si  
6
1
No  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
modificado con la finalidad de que se  
mejoren los procesos. Se establece  
que la ferretería debe de aplicar un  
modelo de gestión para que se  
Fue posible determinar que el 39%  
de los encuestados considera que el  
actual proceso de almacenamiento  
de los equipos si es el adecuado; el  
mejoren de  
los  
procesos  
61% determino que el mismo no es  
almacenamiento de la mercadería.  
el adecuado y debe de ser  
Gráfico 4. ¿Cómo calificaría el actual proceso de gestión y control de inventarios de la  
ferretería?  
2
2
4
3
Bueno  
Regular  
Malo  
3
5
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
4
3% lo estableció como malo. Se  
Fue posible determinar que el 22%  
de los encuestados califica como  
bueno el control interno de los  
inventarios puesto en práctica por los  
administradores de la compañía; el  
establece que la ferretería debe de  
aplicar un modelo de gestión para  
que se mejoren los procesos de  
gestión y control de inventarios de la  
ferretería.  
35% lo determino como regular y el  
188  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
Gráfico 5. ¿Las existencias almacenadas se encuentran ordenadas de tal manera que facilite y  
simplifique la manipulación y recuento de los artículos?  
4
3
Si  
5
7
No  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
adecuadamente  
organizadas,  
El 43% de los encuestados  
consideran que las existencias  
almacenadas si se encuentran  
ordenadas de tal manera que facilite  
afectado de manera directa la  
organización interna, generando que  
no se conozca de forma oportuna  
que el número de unidades de  
producto o la falta de los mismos.  
y
simplifique la manipulación;  
mientras que el 57% determino que  
las existencias no se encuentran  
Gráfico 6. ¿Los procedimientos y políticas relacionadas con el control y manejo de los  
inventarios son de conocimiento del personal que labora en la ferretería?  
1
3
1
3
Definitivamente si  
Definitivamente no  
Indeciso  
7
4
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
que labora en la compañía; el 13%  
expreso que definitivamente no son  
de conocimiento y el 13% respondió  
que se encuentra indeciso sobre  
este aspecto.  
Fue posible determinar que el 74%  
de los encuestados considera que  
los procedimientos  
y
políticas  
relacionadas con el control y manejo  
de los inventarios definitivamente si  
son de conocimiento del personal  
189  
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Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
Gráfico 7. ¿Con qué documentos se respalda el ingreso de mercaderías a la bodega de la  
ferretería?  
0
1
7
Factura  
4
3
Orden de Venta  
Acta de Entrega  
Ninguna de las anteriores  
3
9
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
a la bodega; el 39% dio a conocer  
que se usa orden de venta y el 17%  
utiliza acta de entrega.  
Fue posible determinar que el 43%  
expreso que se usa factura para el  
respaldo del ingreso de mercaderías  
Gráfico 8. ¿Con qué documentos se respalda la salida de mercadería de las bodegas de la  
ferretería?  
0
1
3
Egreso de bodega  
Factura  
2
2
6
5
Orden de compra  
Otros  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
1
3% se sustenta mediante orden de  
Fue posible determinar que el 65%  
de los encuestados dio a conocer  
que utilizan el comprobante de  
regreso de bodega para respaldar la  
salida de mercadería de las  
bodegas; el 22% utiliza factura y el  
compra.  
190  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
Gráfico 9. ¿Cada qué tiempo se generan las compras de mercadería en la ferretería?  
0
0
Diario  
1
7
9
Semanal  
Mensual  
Trimestral  
Semestral  
No sabe  
3
5
3
9
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
forma semanal; el 39% lo estableció  
como mensual y el 17% lo determino  
como trimestral. Los procesos de  
compras se generan según la  
necesidad de la institución.  
Fue posible determinar que el 9% de  
los encuestados expreso que las  
compras de la mercadería se  
generan de forma diaria; el 35%  
respondió que esto se genera de  
Gráfico 10. ¿Cada qué tiempo se realiza el inventario de la mercadería de la ferretería?  
0
0
Semanal  
Quincenal  
Mensual  
Semestral  
Anual  
9
3
5
3
0
2
6
Nunca  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
realiza de forma mensual y el 9%  
expreso que se desarrolla de manera  
semestral según las necesidades del  
área de bodega.  
Fue posible determinar que el 35%  
de los encuestados determino que el  
inventario de la mercadería se  
realiza de forma semanal; el 26%  
expreso que dicho proceso se  
genera de forma quincenal; el 30% lo  
191  
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Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
Gráfico 11. ¿Se realizan de forma continua capacitaciones a los empleados en lo que respecta  
al manejo y control del inventario?  
0
Si  
No  
1
00  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
ingreso es orientado por los que  
Fue posible determinar que el 100%  
de los empleados dio a conocer que  
no se generan capacitaciones,  
mayormente el personal de nuevo  
llevan mayor tiempo en la ferretería  
en lo que es el manejo del inventario.  
Gráfico 12. ¿Se realizan de forma continua procesos de evaluación de desempeño de los  
empleados?  
0
Si  
No  
1
00  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
emprendimiento, por lo que los  
Fue posible determinar que el 100%  
d los empleados dan a conocer que  
no se realizan de forma continua  
encargados de área se encuentran  
pendiente de los procesos laborales  
del personal.  
procesos  
desempeño de los empleados, esto  
debido al tamaño del  
de  
evaluación  
de  
192  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
Gráfico 13. ¿Existe un manual de funciones y procedimientos en el área de bodegas de la  
ferretería?  
0
Si  
No  
1
00  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
funciones están definidas por la  
Fue posible determinar que el 100%  
de los encuestados dio a conocer  
que no existe un manual de  
funciones y procedimientos en el  
área de bodegas de la ferretería; las  
gerencia y en más de una ocasión el  
personal realiza varias actividades  
laborales que no son consideradas  
dentro de sus funciones.  
Gráfico 14. ¿Cuenta la ferretería con un organigrama funcional que determine los niveles  
jerárquicos de autoridad, mandos medios y personal operativo?  
0
Si  
No  
1
00  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
jerárquicos de autoridad, mandos  
medios y personal operativo.  
Fue posible determinar que el 100%  
de los encuestados dio a conocer  
que no existe con un organigrama  
funcional que determine los niveles  
193  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (Ed. Esp. oct. 2021) ISSN: 2697-3456  
Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
Gráfico 15. ¿Existe algún manual de procedimientos relacionado con la administración de  
inventarios?  
0
Si  
No  
1
00  
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
procedimientos relacionado con la  
administración de inventarios.  
Fue posible determinar que el 100%  
de los encuestados dio a conocer  
que no existe algún manual de  
Gráfico 16. ¿Piensa Usted que es importante el diseño de un modelo de gestión para el control  
y manejo de los inventarios?  
0
1
3
Muy importante  
No es importante  
Importante  
8
7
Fuente: Personal de la Ferreteria Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
Fue posible determinar que el 87%  
de los encuestados consideran que  
es muy importante el diseño de un  
modelo de gestión para el control y  
manejo de los inventarios, mientras  
que el 13% solo lo determino como  
importante.  
Diagnóstico mediante la Matriz  
FODA  
Una vez realizada la ejecución del  
instrumento de evaluación se  
construye una matriz FODA con la  
finalidad de resumir y concretar el  
diagnóstico de la institución.  
194  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
Tabla 1. Matriz FODA.  
Análisis Interno  
Fortaleza  
Debilidades  
Diversidad de productos •Posicionamiento en grupos extensos de clientes  
Compromiso con el negocio por parte de los •Ampliación y diversificación de productos  
empleados  
•Nivel adecuado de negociación con los diversos  
Predisposición al cambio y a la innovación proveedores  
•
•
•
•
por parte de directivos  
•Credibilidad y respaldo de las instituciones  
financieras.  
Análisis Externo  
Precios competitivos de su mercadería.  
Oportunidades  
Amenazas  
•
•
•
•
Ausencia de políticas de control interno  
Inadecuado manejo inventarios  
Falta de manual de funciones  
•Inflación – devaluación Inestabilidad económica  
•Elevado nivel de competencia  
•Aumento de tributos y variabilidad de políticas  
Falta de capacitación y entrenamiento al estatales  
personal  
•Políticas estatales que afecten el funcionamiento  
•
Procedimientos inapropiados para el de la institución.  
desarrollo de los procesos de compra,  
importación, almacenaje, despacho y venta.  
Fuente: Ficha de evaluación, Ferretería Quiroz.  
Elaborado por: Investigadores.  
4.2. Manual de procesos del  
1. Recepción de la mercadería  
departamento de bodega de la  
Ferretería Quiroz.  
2
. Almacenamiento  
de  
la  
mercadería  
Proceso de control y gestión de  
inventarios:  
3
. Distribución de la mercadería  
. Despacho de la mercadería  
4
Figura 2. Proceso del control y gestión de inventarios.  
Almacena-  
Distribución  
miento  
Recepción  
Despacho  
Elaborado por: Investigadores  
195  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (Ed. Esp. oct. 2021) ISSN: 2697-3456  
Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
Recepción de la mercadería  
El proceso de compra  
•
Posteriormente, el encargado  
de bodega se comunica con el  
departamento de compras y  
contabilidad para el respectivo  
registro y pago de la factura del  
proveedor, en caso de existir  
alguna novedad se comunican  
con el proveedor.  
•
comienza con la necesidad de  
producto, es decir, cuando un  
cliente se acerca a una sucursal a  
solicitar un producto específico y  
no poseen, se comunican con las  
otras sucursales y, en caso de no  
existir ese artículo en las demás  
ubicaciones; es ahí cuando se  
genera la orden de pedido que la  
realiza el vendedor de la sucursal  
y es entregada al departamento  
de compras para la respectiva  
gestión.  
Almacenamiento de la mercadería  
El encargado de bodega en base a  
su experiencia, realiza los siguientes  
procesos adecuado  
para  
el  
almacenamiento de la mercadería:  
•
El encargado de bodega  
después de comunicar que la  
mercadería está completa,  
•
El departamento de compras,  
con previa autorización de la  
supervisora, se comunica con el  
procede a clasificarla de acuerdo  
al tipo de producto.  
proveedor  
realizando  
vía  
así  
telefónica  
pedido  
el  
•
Elabora  
un  
listado  
de  
correspondiente. La mercadería a  
recibir se demora alrededor de 2 a  
productos, el cual lo entrega a la  
contadora para que le asigne un  
3
días laborables dependiendo del  
código  
para  
su  
fácil  
artículo y su disponibilidad.  
reconocimiento dentro de la  
bodega.  
•
Después  
del  
plazo  
establecido para la entrega, el  
encargado de bodega realiza la  
•
Luego, el encargado de  
bodega almacena la mercadería  
en el lugar que el designa.  
recepción  
del  
producto,  
verificando que las cantidades y  
características sean las que se  
han solicitado.  
196  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
Distribución de la mercadería  
Despacho de la mercadería  
Cuando se efectúa la venta de  
En este procedimiento interviene la  
supervisora de la compañía, quien  
es la encargada de revisar que cada  
sucursal posea al menos 2 artículos  
de cada clase de productos que se  
tiene en bodega, con el propósito de  
mantener uno para el mostrador y el  
otro almacenado.  
•
un artículo, el vendedor registra la  
venta en el sistema informático a  
fin de emitir la factura y con ésta,  
entrega la mercadería al cliente.  
•
Con la factura registrada  
automáticamente se actualiza el  
inventario de la sucursal.  
•
La supervisora visita las  
Flujograma de los procesos de  
recepción y salida de inventario.  
sucursales cada semana, se  
comunica con el encargado del  
lugar y realiza una lista de  
productos que falten. Este  
proceso se realiza a pesar de que  
el vendedor comunique los  
faltantes al departamento de  
compras.  
Se reorganizarán los procesos del  
control de inventarios para ello se  
establecerán dos flujogramas de  
procesos uno que es la para la  
recepción de los equipos y el otro  
que es para la salida de los equipos  
de los almacenes. A continuación de  
describen los flujogramas:  
•
La supervisora entrega esta  
lista al bodeguero, quien elabora  
un paquete embalado para  
entregar a cada sucursal.  
•
El bodeguero se moviliza para  
entregar la mercadería a cada  
sucursal, y solicita la firma de  
recepción al encargado de la  
sucursal  
correspondiente;  
y
posteriormente.  
197  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (Ed. Esp. oct. 2021) ISSN: 2697-3456  
Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
Figura 3. Flujograma del proceso de recepción de inventario.  
Inicio  
El encargado de bodega  
recepta los equipos nuevos  
Se desarrolla el control de  
cantidad y tipo de producto  
de acuerdo al pedido  
¿
La información  
es correcta?  
Se devuelve el  
pedido  
Se desarrolla un reclamo  
vía correo electrónico  
No  
Si  
Ingreso de la mercadería al  
sistema contable  
Se procede al ingreso al  
almacén  
Catalogación del producto  
de acuerdo al modelo de  
gestión  
Fin  
Elaborado por: Investigadores.  
198  
García-Pacheco & San Andrés-Laz (2021)  
Figura 4. Flujograma del proceso de salida de inventarios.  
Inicio  
El encargado de almacén  
verifica la orden de trabajo  
Escoge la técnica líder del  
grupo que utilizara los  
equipos  
Verificación de los equipos en  
el sistema y el estado de los  
equipos a utilizar  
¿
Existen los  
equipos?  
Se solicitan los  
equipos  
No  
Si  
Se ingresa la salida de los  
equipos en el sistema de la  
empresa  
Registro físico de la salida de  
equipos del almacén  
¿
Los equipos son  
conformes?  
Validación por el jefe  
de almacén  
No  
Si  
Fin  
Elaborado por: Investigadores.  
199  
Revista Científica Multidisciplinaria Arbitrada YACHASUN. Volumen 5, Número 9 (Ed. Esp. oct. 2021) ISSN: 2697-3456  
Diseño de un sistema de gestión por procesos para el manejo de inventarios. Caso: Ferretería Quiroz  
compra, importación, almacenaje,  
despacho y venta.  
5. Conclusiones  
Se desarrolló un análisis teórico de  
las variables por medio del cual fue  
posible establecer la relación  
Se desarrolló un sistema de gestión  
por procesos para el manejo de los  
inventarios de la Ferretería Quiroz la  
misma consta de los objetivos y  
alcance del sistema de gestión, el  
análisis FODA de la institución, la  
caracterización de la Ferretería  
Quiroz, el desarrollo del manual de  
funciones, la generación del manual  
de procesos del departamento de  
bodega y las políticas del sistema de  
gestión de inventario.  
existente  
entre  
las  
mismas  
determinando que la gestión de  
inventario engloba la administración  
y control del manejo, entrada y salida  
de la mercancía. Esto incluye  
monitorear  
constantemente  
el  
movimiento de los productos,  
determinando de manera oportuna  
cuando se debe hacer una  
reposición  
o
compra de la  
mercancía, cuando debe ser rotada,  
entre otros aspectos de importancia,  
por lo tanto, el desarrollo de la misma  
potencializa los procesos internos de  
las empresas, como es el caso de la  
Ferretería Quiroz.  
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